WhatsApp Business Kosten – alles zur neuen Abrechnung ab Juli 2025

Sandra Gabelar2025-06-10

Lesezeit: 6 Minuten 
Aktualisiert: 03.07.2025

Seit dem 1. Juli 2025 hat Meta ein neues Preismodell für WhatsApp Business eingeführt. Die größte Änderung: Statt wie vorher pro Konversation abzurechnen, werden verschickte Template-Nachrichten einzeln berechnet – je nach Kategorie. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz müssen sich auf neue Preise und strengere Vorgaben einstellen.

Wir erklären Ihnen, was sich genau geändert hat, wie sich das auf Ihre Kosten auswirkt – und warum einige Unternehmen mit dem Update sogar günstiger fahren als vorher.

WhatsApp Business: Von der Konversations- zur Template-Abrechnung

Vor dem 1. Juli 2025 wurden WhatsApp Business Kosten auf Basis von Konversationen (Conversations) abgerechnet.

Seit Juli 2025 gilt:

• Es wird nicht mehr pro Konversation, sondern pro empfangener Template-Nachricht abgerechnet.

• Es gibt drei Template-Kategorien: Marketing (Marketingvorlagen), Utility (Verwaltungsvorlagen) und Authentication (Authentifizierungsvorlagen) – mit unterschiedlichen Preisen.

• Der Preis pro Nachricht wird durch den Template-Typ, Region des Empfängers und das Versandvolumen des Senders in diese Region bestimmt

Diese Umstellung betrifft alle Unternehmen, die WhatsApp Business nutzen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Das 24-Stunden-Servicefenster – was bleibt, was ändert sich?

Seit dem 1. Juli 2025 rechnet Meta also nicht mehr nach eröffneten Gesprächsfenstern (24 Stunden) ab, sondern nach erfolgreich verschickten Nachrichtenvorlagen – unabhängig davon, ob vorher schon eine Unterhaltung mit dem Kunden stattgefunden hat. Ausgenommen sind Nachrichten innerhalb eines – durch den Kunden initiierten – 24-Stunden-Servicefensters. Diese bleiben (fast) unverändert.

Wie funktioniert das 24h-Servicefenster?

Auch künftig öffnet sich ein 24h-Servicefenster, sobald ein Kunde Ihnen eine Nachricht sendet. In diesem Zeitraum dürfen Sie:

• kostenlos antworten, zum Beispiel mit Freitext, automatisierten Nachrichten oder Chatbots,

• keine neue Kommunikation bzw. Templates starten, es sei denn, Sie senden bewusst eine kostenpflichtige Template-Nachricht.

• Ausnahme: Utility-Templates innerhalb des 24h-Servicefensters bleiben kostenfrei seitens Meta.

Nach Ablauf der 24 Stunden dürfen Sie nur noch über Templates mit dem Kunden sprechen – und diese werden berechnet.

Die neuen Template-Kategorien im Überblick

Meta nutzt drei Kategorien, um den Inhalt und Zweck von Business-Nachrichten abzubilden:

Beispiele für die unterschiedlichen WhatsApp Business Template Kategorien

Marketing

Ziel: Promotion, Kundenbindung, Cross- & Upselling

Abrechnung: Immer kostenpflichtig

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Utility

Ziel: Relevante Transaktionsinformationen übermitteln

Abrechnung: Kostenfrei innerhalb des 24h-Servicefensters, sonst kostenpflichtig

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5. Die Rücksendung Ihrer Bestellung #{{1}} ist eingetroffen. Die Erstattung erfolgt innerhalb von 5 Werktagen.

Authentication

Ziel: Sicherheit und Identitätsverifizierung

Abrechnung: Immer kostenpflichtig

1. Ihr Bestätigungscode lautet: {{1}}. Verwenden Sie ihn, um den Login abzuschließen. Nicht weitergeben!

2. Sie versuchen, sich von einem neuen Gerät einzuloggen. Bestätigen Sie mit diesem Code: {{1}}

3. Zur Sicherheit: Bitte geben Sie den Code {{1}} ein, um Ihre Telefonnummer zu verifizieren.

4. Ein Passwort-Reset wurde angefordert. Nutzen Sie den Code {{1}}, um fortzufahren. Ignorieren Sie diese Nachricht, wenn Sie das nicht waren.

5. Zur Bestätigung Ihrer Identität bei {{1}}: Ihr einmaliger Verifizierungscode ist {{2}}

Preisstaffelung durch Volumen (Volume Tiers)

Große Versender profitieren künftig durch Staffelpreise. Unternehmen, die viele Utility- oder Authentication-Templates verschicken, zahlen bei höheren Mengen weniger pro Nachricht.

Die genaue Staffelung hängt von der Template Kategorie und von der Empfänger-Region ab.

Wie funktioniert die Preisstaffelung bei WhatsApp Business?

In diesem Beispiel werden sehr viele Authentication Templates an Empfänger in Indien geschickt. Für Utility-Nachrichten und andere Regionen gibt es eigene Staffelpreise.

Beispiel Authentication: Für Unternehmen, die viele Authentifizierungsnachrichten ins Ausland (z. B. nach Indien) senden, gelten ab Juli 2025 gestaffelte Preise. Das bedeutet:

• Die ersten A Nachrichten im Monat werden zum regulären Preis (Preisliste) abgerechnet.

• Alle weiteren Nachrichten (ab A+1) werden nach dem erreichten Volumenlevel günstiger berechnet – je höher das Versandvolumen, desto niedriger der Preis pro Nachricht.

Beispiel: Ein Unternehmen verschickt im Juli insgesamt B Nachrichten nach Indien.

• Die ersten A-Nachrichten kosten den Standardtarif.

• Ab der A+1. Nachricht greift die günstigere Preisstufe.

Sonderfall bei später Zulassung zu den Spezialtarifen: Wenn ein Unternehmen erst ab dem 15. Tag des Monats für die internationalen Authentication-Tarife berechtigt ist, gilt:

• Vom 1. bis 14. Tag: Preise nach normaler Staffelung.

• Ab dem 15. Tag: Es gilt die Preisstufe des internationalen Authentication-Tarifs, abhängig vom bereits erreichten Versandvolumen.

Länder-Spezifika: Deutschland, Österreich, Schweiz

Meta unterscheidet in der Preisstruktur zwischen Regionen:

• Deutschland hat eine eigene Preisgestaltung.

• Österreich und die Schweiz fallen unter „Rest of Western Europe“.

Hier finden Sie die WhatsApp Business Preise je Region von Meta – gültig seit dem 01. Juli 2025.

Für welche Templates sinken die WhatsApp Business Kosten in DACH?

Schritt-für-Schritt: So profitieren Sie von der neuen WhatsApp-Preisgestaltung

Die Umstellung auf das nachrichtenbasierte Preismodell seit dem 1. Juli 2025 bringt nicht nur Veränderungen mit sich, sondern auch Chancen zur Optimierung. Unternehmen im DACH-Raum sollten sich aktiv damit beschäftigen, um künftig effizienter zu kommunizieren und unnötige Kosten zu vermeiden.

1. Lesen Sie sich ein: Hier finden Sie Metas offizielle Informationen zur Preisanpassung ab 01. Juli 2025

2. Prüfen Sie Ihre bestehenden Use Cases: Welche Nachrichtenarten verwenden Sie aktuell und wie häufig?

3. Ordnen Sie Ihre Templates korrekt ein: Nur richtig kategorisierte Templates (Marketing, Utility, Authentication) lassen sich gezielt planen und abrechnen.

4. Nutzen Sie mögliche Kostenvorteile: Vor allem Utility- und Authentication-Nachrichten werden deutlich günstiger und bieten Sparpotenzial.

5. Informieren Sie interne Teams rechtzeitig: Ob Marketing, Kundenservice oder IT – alle Beteiligten sollten über die Änderungen Bescheid wissen.

6. Klären Sie offene Fragen frühzeitig: Holen Sie sich bei Bedarf Unterstützung von Ihrem WhatsApp Business Solution Provider, z. B. websms.

Mit diesen Anpassungen nutzen Sie die neue Preisgestaltung optimal – und können WhatsApp weiterhin als leistungsstarken und kosteneffizienten Kommunikationskanal nutzen. Setzen Sie dazu auch unsere Spar-Tipps für WhatsApp Business ein:

Die besten Tipps, um Ihre WhatsApp-Kosten gering zu halten

Mit der Umstellung auf die neue Template-Abrechnung seit Juli 2025 wird es noch wichtiger, strategisch zu kommunizieren. Hier sind drei effektive Maßnahmen, mit denen Unternehmen ihre WhatsApp Business Kosten im Griff behalten:

1. Kunden zur Initiierung ermutigen

Nutzen Sie z. B. Click-to-WhatsApp-Anzeigen, QR-Codes oder Buttons auf Ihrer Website, um Gespräche vom Kunden aus starten zu lassen. So aktivieren Sie automatisch das kostenfreie 24-Stunden-Servicefenster.

2. Antworten automatisieren

Durch automatische Antworten oder Chatbots können Sie sicherstellen, dass eingehende Nachrichten zügig beantwortet werden – ohne dass zusätzliche Template-Gebühren von Meta anfallen.

3. Nachrichten strategisch einsetzen

Jede versendete Template-Nachricht wird abgerechnet. Achten Sie daher darauf, dass jede Nachricht einen klaren Nutzen für Ihre Kunden bietet – sei es durch relevante Informationen, Transaktionsdetails oder exklusive Angebote.

FAQ – häufige Fragen zum neuen WhatsApp Preismodell

Wie setzen sich die WhatsApp Business Kosten zusammen?

→ Die Kosten bestehen meist aus zwei Teilen: 1. Meta-Gebühren pro versendeter Nachricht, 2. Gebühren des WhatsApp Business Solution Providers (z. B. websms), der die WhatsApp Business API über seine Plattform oder per direkter Einbindung bereitstellt. Eine eigene API-Integration ist möglich, aber technisch aufwendig und nur für wenige Unternehmen sinnvoll.

Wie hoch sind die Kosten für WhatsApp Business?

→ Seit Juli 2025 werden verschickte Templates abgerechnet – Preise je nach Kategorie und Land. Zusätzlich können Gebühren eines WhatsApp Business Solution Providers anfallen.

Welche Änderungen gibt es bei WhatsApp Business seit Juli 2025?

→ Wegfall der Abrechnung pro Konversation, Einführung der Template-basierten Abrechnung, strengere Kategorien: Marketing, Utility und Authentication.

Welche Nachrichten gelten bei WhatsApp Business als Utility?

→ Nur Nachrichten mit funktionalen Informationen: z. B. zur Auftragsverwaltung, Kontobenachrichtigungen oder Aktualisierungen und Feedback-Umfragen. Auch Nachrichten aus den Bereichen Öffentliche Sicherheit/Öffentlicher Dienst, Konto-/Produktschutz und Benachrichtigungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften fallen in die Kategorie Utility.

Was passiert, wenn ein Kunde bei WhatsApp Business innerhalb von 24h antwortet?

→ Es öffnet sich ein kostenfreies Servicefenster – Unternehmen dürfen dann mit Freitext oder Utility Templates ohne zusätzliche Meta-Gebühr antworten.