So einfach nutzen Sie SMS-Automatisierungen in HubSpot

In dieser Anleitung zeigen wir anhand von 4 Praxisbeispielen, wie sich SMS- und RCS-Nachrichten über HubSpot automatisiert versenden lassen – von der Willkommensnachricht bis zur Terminerinnerung.

Kurze prägnante Nachrichten, die automatisiert zur richtigen Zeit versendet werden, sind ein zentraler Bestandteil moderner Kundenkommunikation. Deshalb ist unser kostenloser SMS Service für HubSpot die perfekte Erweiterung für Ihre HubSpot-Workflows. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie einfach Sie den SMS-Versand direkt in HubSpot integrieren.

Welche Voraussetzungen sind für den SMS-Versand aus HubSpot notwendig?

Im Video ab 00:33
Um SMS- oder RCS-Nachrichten aus HubSpot zu versenden, sind nur wenige Schritte erforderlich. Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten.

• Sie benötigen einen HubSpot Account

• Sie benötigen die kostenlose websms App (websms SMS Service) aus dem HubSpot Marketplace.
  Hier geht’s direkt zur App.

So einfach richten Sie den websms SMS Service ein

Alle Infos zu Installation und Nutzung des websms SMS Service in HubSpot finden Sie in unserer einfachen Einrichtungs-Anleitung für das SMS-Plug-in für HubSpot.

Dort wird in den ersten Schritten detailliert erklärt, wo Sie den SMS Service herunterladen können, wie Sie einen kostenlosen Testzugang für websms anfordern, und wie Sie die beiden Systeme mittels API Key miteinander verknüpfen.

Wie kann ich die Vorteile von SMS-Nachrichten in HubSpot nutzen?

SMS-Automatisierungen funktionieren für alle kontaktbasierten Workflows in HubSpot. Nachdem Sie den websms SMS Service erfolgreich eingerichtet haben, können Sie die SMS-Funktionalität als Aktion in Ihre HubSpot-Workflows einfügen.

Die SMS hat als Kommunikationskanal viele Vorteile

• SMS können auf jedem Mobiltelefon empfangen werden

• SMS werden schneller geöffnet und häufiger gelesen als E-Mails

• SMS sind für Ihre Kunden einfach bedienbar

• SMS benötigen keine Internetverbindung

• SMS funktionieren ohne zusätzliche App

Alle diese Vorteile machen SMS zu einem ausgezeichneten Kanal, um Updates und wichtige Informationen direkt aus HubSpot an Ihre Kontakte zu senden.

Wir sehen uns nun anhand von 4 praxisnahen Use Cases konkret an, wie Sie den SMS-Versand in HubSpot nutzen können. Im Namen des fiktiven Unternehmens LINKpresso werden folgende automatisierte SMS versendet:

• Willkommens-SMS an neue Kontakte

• Bestellbestätigung nach Bestelleingang

• Versand-Update

• Terminbestätigung & Erinnerung für Service-Termine

Use Case 1: Automatische Willkommens-SMS bei Kontakterstellung

Im Video ab 02:06
Sobald HubSpot einen neuen Kontakt erfasst hat, kann automatisiert eine SMS an die Handynummer des Kontakts versendet werden. In unserem Beispiel erhält jeder neue Kontakt von LINKpresso eine kurze Willkommens-Nachricht inklusive Gutschein für die erste Kaffee-Bestellung.

Der Aufbau des Workflows für die Willkommens-SMS ist denkbar einfach. Als Aufnahme-Trigger wird die Erstellung eines neuen Kontakts angegeben. Hier macht es Sinn, nur jene Kontakte aufzunehmen, bei denen eine Mobilnummer bekannt ist. Diese wird schließlich für den SMS-Versand benötigt. Alternativ kann die Mobilnummer auch verpflichtend abgefragt werden.

Als nächste Aktion im Workflow kann dann schon der websms SMS Service eingefügt werden. Innerhalb der Aktion können Sie einen SMS-Text für Ihre Willkommens-Nachricht eintragen.

Dabei können Sie auch auf die Datenfelder Ihrer HubSpot-Kontakte wie etwa Vor- oder Nachname zur Personalisierung zugreifen.

Außerdem wählen Sie an dieser Stelle aus, in welchem Datenfeld sich die Mobilnummer Ihrer Kontakte befindet (z.B. Handynummer).

Nachdem der Workflow gespeichert und veröffentlicht ist, erhält jeder neue Kontakt (Opt-in vorausgesetzt) automatisch eine Willkommens-SMS mit dem von Ihnen hinterlegten und personalisierten Text.

📌 Quick-Tipp: SMS-Automatisierungen lassen sich über das Zusatzfeature SMS to RCS auch vollautomatisch in RCS-Nachrichten umwandeln.

Das sind die Vorteile von RCS:

• Verifiziertes Absender-Profil

• Branding mit Logo & Firmenname

• Antwortfähigkeit

• RCS landen direkt im SMS-Posteingang

Hier ein Beispiel einer identischen Nachricht – einmal als SMS und einmal als RCS:

RCS bietet aber noch viele weitere Möglichkeiten für moderne und interaktive Kundenkommunikation. Wenn Sie neugierig sind, was RCS noch alles kann können Sie hier mehr über RCS erfahren.

Use Case 2: Bestellbestätigung per SMS versenden

Im Video ab 04:15
Der LINKpresso-Kunde ist nun als Kontakt in HubSpot angelegt und hat eine Wilkommens-Nachricht mit einem Gutschein erhalten. Er möchte seinen Willkommens-Rabatt direkt einlösen und tätigt seine erste Bestellung über ein HubSpot-Formular. Auch hier kann die SMS-Integration sinnvoll genutzt werden. Sobald HubSpot eine Bestellung registriert, wird automatisiert eine SMS mit der Bestellbestätigung versendet.

Use Case 3: Versandbestätigung

Im Video ab 06:20
Auch alle weiteren Schritte im Bestellprozess lassen sich mit automatisierten SMS-Nachrichten anreichern. Zum Beispiel möchten Ihre Kunden sicher gerne informiert werden, wenn sich der Status der Bestellung ändert und die Ware in den Versand geht. Auch dieses Szenario lässt sich in HubSpot mit der SMS-Integration von websms ganz einfach abbilden.

Bei unserem LINKpresso-Beispiel registriert ein weiterer Workflow den Status der Bestellung (Deal). Sobald sich dieser von „Offen“ auf „Geliefert“ ändert, wird erneut ein SMS-Versand mit einer Versandbestätigung angestoßen. Hier können Sie beispielsweise das geschätzte Zustellfenster kommunizieren oder direkt einen Trackinglink bereitstellen.

Use Case 4: SMS als Unterstützung für Ihr Termin-Management

Im Video ab 08:50
Dieses Problem kennen Sie sicher auch: Sie haben einen Termin vereinbart, aber der Gesprächspartner taucht nicht auf. Oft ist der Grund dafür ganz banal: der Großteil der verpassten Termine wird schlicht und einfach vergessen.

Damit Ihre Kunden keine Termine mehr vergessen hilft eine kleine Gedankenstütze – zum Beispiel in Form einer Erinnerungs-SMS. Bestätigungen und Erinnerungen an anstehende Termine sind ein einfaches Mittel, um Terminausfälle sofort zu reduzieren. Der Versand lässt sich nahtlos an die Meeting-Funktion von HubSpot anknüpfen. Aber auch an Event-Teilnehmer lassen sich über HubSpot einfache SMS-Kampagnen als Terminbestätigung oder Reminder versenden.

Ein entsprechender Workflow könnte wie folgt aussehen:

• Der Kontakt wird über einen Trigger (z.B. Meeting-Buchung oder Anmeldeformular) in den Workflow aufgenommen.

• Als erstes erhält er eine Bestätigungs-SMS mit allen wichtigen Infos zum Termin oder Event

• Zu einem beliebigen Zeitpunkt vor dem Termin (z.B. 24 Stunden) wird erneut eine SMS versendet, um den Kunden an den anstehenden Termin zu erinnern.

Mit SMS-Terminerinnerungen lassen sich Terminausfälle drastisch reduzieren.

Nach dem Versand – wo werden SMS in HubSpot protokolliert?

Im Video ab 11:04
Im Aktivitäten-Protokoll Ihrer Kontakte sehen Sie detailliert, welche SMS-Nachrichten der Kontakt erhalten hat. Auch Fehler bei der Zustellung werden hier festgehalten. Mehr Details, eine Aufschlüsselung der möglichen Fehlerquellen und Infos zur Fehlerbehebung finden Sie in unserem ausführlichen How-to zur Nutzung des websms SMS Service in HubSpot.

Herzlichen Glückwunsch! Sie wissen jetzt, wie Sie automatisierte SMS-Nachrichten einfach und sinnvoll in Ihre HubSpot-Workflows integrieren. Probieren Sie es gleich kostenlos aus und holen Sie sich unser SMS Plugin im HubSpot Marketplace.

Wie geht's weiter?

In unserem How-to-Bereich haben wir noch mehr nützliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps für Sie gesammelt, damit Sie mit SMS, RCS, WhatsApp & Co. einfach durchstarten! Auf zur How-to-Übersicht! 🚀