How-to: Hubspot SMS-Plug-in einfach nutzen

Mit dem websms SMS Service können Sie direkt aus Ihrem HubSpot-Account SMS an Ihre Kontakte senden. Folgen Sie unserer einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie von der erfolgreichen Einrichtung bis zum SMS-Versand leitet.

Plug-in aufrufen und verknüpfen

Folgen Sie dem Link zum websms SMS Service für HubSpot, wählen Sie den HubSpot-Account aus, über den Sie SMS versenden möchten und klicken Sie auf Account auswählen.

ACHTUNG: Für das Hinzufügen von Plug-ins zu Ihrem Hubspot-Account benötigen Sie Admin-Rechte.

Im nächsten Schritt werden alle Zugriffsberechtigungen angezeigt, die das Plug-in benötigt. Zum Versand von SMS über Workflows müssen beispielsweise Kontakt-Informationen wie die Telefonnummer ausgelesen werden können. Bestätigen Sie die Zugriffsberechtigungen mit App verknüpfen.

API-Token anfordern und websms-Testphase starten

Das Plug-in wurde in Ihrem HubSpot-Account angelegt. Im nächsten Schritt werden Sie zu websms weitergeleitet und können über das Formular Ihren kostenlosen websms-Testaccount und den dazugehörigen API-Token anfordern. Mit dem Zugang können Sie 14 Tage lang komplett unverbindlich den SMS-Versand über HubSpot testen. 50 Test-SMS sind dabei ebenfalls inkludiert! Sollte die automatische Weiterleitung nicht funktionieren, gelangen Sie auch über diesen Link direkt zum Formular.

Nach Ausfüllen des Formulars wird sich ein Mitarbeiter aus unserem Customer-Success-Team persönlich bei Ihnen melden und gemeinsam Ihren Account für die Testphase erstellen.

Sie haben websms bereits im Einsatz und möchten das Hubspot Plug-in mit Ihrem bestehenden Account nutzen?
Dann melden Sie sich gerne direkt bei customer.success@linkmobility.com

Pssst: Mit Ihrem kostenlosen Testaccount können Sie auch alle Funktionen unseres Messaging Portals 14 Tage kostenlos ausprobieren!

API-Token eintragen

Sie haben die Zugangsdaten zu Ihrem websms-Account und den API-Token von Ihrem websms-Kundenbetreuer erhalten? Dann kann es jetzt weitergehen! Sie können den API-Token nun in Ihrem HubSpot Plug-in eintragen, um die Verbindung zu websms herzustellen.

Gehen Sie dazu in Ihre HubSpot-Einstellungen (Zahnrad-Symbol) und dort unter Account-Verwaltung auf Integrationen und Verknüpfte Apps. In der Auflistung finden Sie nun auch den websms SMS Service. Wählen Sie websms SMS Service aus, um die Plug-in-Optionen zu öffnen.

Die einzige Änderung, die Sie an dieser Stelle vornehmen müssen, ist das Eintragen Ihres API-Tokens. Dadurch wird HubSpot mit Ihrem websms-Account verbunden und der SMS-Versand ermöglicht. Klicken Sie dazu auf API-Token eintragen.

Tragen Sie in dem sich öffnenden Fenster Ihren API-Token von websms ein und klicken Sie auf API-Token speichern.

Hervorragend! Nun sind HubSpot und websms miteinander verbunden und Sie können den SMS-Versand in Ihren HubSpot-Workflows nutzen.

SMS-Versand in Workflow nutzen

Alle Infos zu Workflows in HubSpot finden Sie in der HubSpot Wissensdatenbank.

Wählen Sie im Menü Automatisierungen den Menüpunkt Workflows (ist der Menüpunkt für Sie nicht sichtbar, kann Ihnen Ihr HubSpot-Admin die entsprechende Freigabe erteilen). Hier können Sie einen bestehenden Workflow editieren oder einen neuen Workflow erstellen. Der websms SMS Service steht Ihnen ab sofort als Aktion für alle kontaktbasierten Workflows zur Verfügung. Je nachdem, wann der Workflow ausgelöst werden soll, müssen Sie auch einen individuellen Trigger festlegen.

Um den websms SMS Service als Aktion hinzuzufügen, klicken Sie in einem Workflow wie gewohnt auf das +-Symbol.

Nun öffnet sich im linken Fensterbereich eine Auswahl möglicher Aktionen. Im Bereich Integrierte Apps können Sie den websms SMS Service auswählen und als Aktion hinzufügen.

Aktion für den SMS-Versand befüllen

Die neu erstellte Aktion muss nun nur noch befüllt werden. Dazu sind nur zwei Felder notwendig: der Text Ihrer SMS und das Eigenschafts-Feld, in dem sich die Telefonnummer Ihrer Kontakte befindet.

• SMS-Text: Tragen Sie hier den Text ein, den Ihre Empfänger erhalten sollen. Über Platzhalter können Sie Ihre Nachrichten noch persönlicher gestalten, wie im Beispiel dargestellt.

• Telefonnummer: Wählen Sie hier die Kontakt-Eigenschaft, die die Mobiltelefonnummer Ihrer Kunden enthält wie beispielsweise die Eigenschaft „Handynummer“ oder „Telefonnummer“.

Speichern bzw. aktivieren Sie die Aktion und den Workflow im Anschluss wie gewohnt.

Unser Tipp: Über eine zusätzliche Bedingung im Workflow können Sie proaktiv abfragen, ob das entsprechende Feld (Telefonnummer, Handynummer, ...) auch tatsächlich befüllt ist. So verarbeitet der Workflow nur die Kontakte, die tatsächlich auch für den SMS-Versand verfügbar sind. Mehr Infos zu Workflows finden Sie in der HubSpot Wissensdatenbank.

Zeichenlimit bei SMS

Eine SMS-Nachricht kann in der Regel nur 160 Zeichen beinhalten. Längere Texte kommen beim Empfänger zwar als eine Nachricht an, werden aber gesondert verrechnet. Nutzen Sie den SMS-Zeichenzähler um sicherzugehen, dass Ihre Nachrichten möglichst einprägsam, aber auch kostengünstig gestaltet sind. Bei der Verwendung von Platzhaltern passt sich die Nachrichten-Länge noch dynamisch an die eingesetzten Texte (Vornamen, Nachnamen, etc.) an – berechnen Sie also unbedingt einen Puffer an Zeichen mit ein.

Der Zeichenzähler gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viele Zeichen aktuell verwendet werden und wie vielen verrechneten SMS-Nachrichten dies entspricht. Außerdem finden Sie dort auch interessante Informationen zum Thema SMS-Codierung und wie Sie mit simplen Tricks das Beste aus den verfügbaren 160 Zeichen rausholen!

Der Zeichenzähler ist auch direkt in der Workflow-Aktion verlinkt, sodass Sie immer bequem darauf zugreifen können.

SMS-Versand starten

Je nachdem, wie Sie Ihren Workflow konfiguriert haben, startet der SMS-Versand automatisch beim Eintreten eines bestimmten Ereignisses, bei Aktivität eines Kontakts u. ä.

Hier ein paar Beispiele, wie Sie den SMS-Versand erfolgreich für Ihre Kundenkommunikation nutzen können:

• Versenden Sie wichtige Informationen und dringende Updates per SMS.
  SMS werden häufiger geöffnet und schneller gelesen als viele andere Nachrichten-Typen. Nutzen Sie diesen Vorteil für die Kommunikation wichtiger Benachrichtigungen, die ein unmittelbares Handeln Ihres Kunden erfordern oder ihn über besonders relevante Neuerungen informieren.

• Nutzen Sie den SMS-Versand um an Termine und Veranstaltungen zu erinnern.
  Aus den Augen – aus dem Sinn? Nicht mit SMS! Dank automatisierter Erinnerungen werden Termine weniger häufig vergessen. Die SMS wird dadurch zu einem kostengünstigen Tool, um Auslastung und Ressourcen zu optimieren.

• Testen Sie SMS als Marketing-Kanal.
  Die hohen Öffnungs- und Klickraten machen SMS auch im Marketing sehr beliebt. Sie wollen mehr darüber erfahren? Hier geht’s zu unserem SMS Marketing Guide.

Opt-in, Opt-out und automatisches Blacklisting

Das Beschicken von Kontakten mit SMS setzt – ähnlich wie bei E-Mail – ein gültiges Opt-in des Kunden voraus. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Kunden der Zusendung von Informationen per SMS im Vorfeld zustimmen.

Unser Tipp: Sammeln Sie SMS-Opt-ins ganz einfach und unkompliziert mit unseren direkt integrierten Opt-in-Formularen.

Der Kunde sollte zudem immer die Möglichkeit haben, sich von weiteren Aussendungen per Opt-out abzumelden. Hier unterstützt Sie der websms SMS Service mit seiner integrierten Blacklist-Funktion. Sobald ein Kunde eine SMS mit „STOP“ an Ihre Nummer sendet, wird er vollautomatisch von allen zukünftigen Aussendungen ausgeschlossen. Sie brauchen nichts weiter zu tun.

Voraussetzungen für die Nutzung der Blacklist-Funktion

Die Blacklist-Funktion steht nur für antwortfähige Absendernummern zur Verfügung, da die STOP-SMS ansonsten nicht zugestellt werden kann. Bei der Verwendung eines alphanumerischen Absenders können Sie beispielsweise keine Antworten empfangen. Wir haben für Sie eine Übersicht aller Absenderfunktionen inkl. Antwortfähigkeit zusammengefasst.

Auswertung und Protokoll

Nachdem Ihr Workflow einen SMS-Versand angestoßen hat, finden Sie die Infos zu erfolgreichen Zustellungen bzw. Problemen direkt in den jeweiligen Aktivitätsprotokollen der einzelnen Kontakte. Wechseln Sie dazu ins Menü CRM, öffnen Sie Kontakte und wählen Sie den betreffenden Kontakt aus. Die Infos zum SMS-Versand werden im Reiter Aktivitäten als Protokollierte SMS festgehalten.

Mögliche Statusmeldungen und Fehlerbehebung

Protokollierte SMS:
SMS wurde erfolgreich versendet. SMS-Text: <Ihre Nachricht>

Bedeutung:
Der Empfänger hat die angeführte SMS erhalten.

Protokollierte SMS:
Problem beim Versand der SMS: Keine Telefonnummer hinterlegt. Bitte überprüfen Sie, ob eine Telefon- bzw. Handynummer für den Kontakt eingetragen ist, und befüllen Sie im Workflow das entsprechende Eigenschaftsfeld „Telefonnummer“.

Bedeutung:
Es gibt zwei Gründe für diese Fehlermeldung:

• Sie haben in der Workflow-Aktion im Feld Telefonnummer keine entsprechende Kontakteigenschaft (Telefonnummer, Handynummer, ...) eingetragen. Die Zuweisung eines Eigenschaftsfeldes, das die zu verwendende Mobilnummer des Kontakts beinhaltet, ist für den SMS-Versand unbedingt notwendig. Folgen Sie dazu einfach unserer Anleitung im Abschnitt Aktion für SMS-Versand befüllen, oder

• Das im Workflow verwendete Feld (Telefonnummer, Handynummer, ...) des jeweiligen Kontakts ist leer. Kontakte, ohne eine bekannte Telefonnummer können nicht mit SMS beschickt werden. Pflegen Sie Ihre Kundendaten entsprechend oder schränken Sie die Workflow-Aktion generell auf Kontakte ein, bei denen das gewählte Feld befüllt ist.

Protokollierte SMS:
Problem beim Versand der SMS: Telefonnummer ungültig. Bitte verwenden Sie für Telefonnummern das Format mit führendem „+“ bzw. „00“ sowie die Ländervorwahl.
SMS wurde nicht versendet.

Bedeutung:
Die eingetragene Telefonnummer entspricht nicht dem gültigen Standard. Bitte vergewissern Sie sich, dass die Nummer korrekt ist und alle Vorwahlen enthalten sind.

Protokollierte SMS:
Problem beim Versand der SMS: Kein API-Token eingetragen. Unter Einstellungen > Verknüpfte Apps > websms SMS Service können Sie den API-Token eintragen bzw. neu anfordern.
SMS wurde nicht versendet.

Bedeutung:
Damit HubSpot auf den SMS-Versand über websms zugreifen kann, ist eine Verknüpfung mittels API-Token notwendig. Weiter oben in diesem Artikel finden Sie unter API-Token eintragen eine Anleitung dazu. Wenn Sie noch keinen API-Token haben, wenden Sie sich an Ihren websms-Kundenbetreuer.

Protokollierte SMS:

Problem beim Versand der SMS: Die Rufnummer des Kontakts ist vom SMS-Versand per Opt-out abgemeldet. Es wird zukünftig nicht mehr versucht, SMS an diese Nummer zu versenden.

Sie möchten die Nummer mit Einverständnis des Empfängers wieder für den SMS-Versand aktivieren? Bitte führen Sie folgende 2 Schritte durch:
Setzen Sie „SMS Opt Status“ auf „Opt-In“: <Opt-in eintragen >
Passen Sie in Ihrem websms-Account die Blacklist des SMS-Service entsprechend an: <Blacklist editieren >

SMS wurde nicht versendet: <Ihre Nachricht>

Bedeutung:
Der websms SMS Service unterstützt ein DSGVO-konformes Opt-out direkt im SMS-Kanal. Hat sich ein Kunde abgemeldet, kann er keine weiteren SMS von Ihrer Absendernummer erhalten.

Möchte der Kunde wieder auf Ihre Empfängerliste aufgenommen werden, muss das Opt-in in HubSpot erneut gesetzt und der Blacklist-Eintrag bei websms reaktiviert werden. Über die Links in der Fehlermeldung können Sie die beiden Einstellungen direkt anpassen, um den SMS-Versand wieder zu aktivieren.

Setzen Sie die Eigenschaft SMS Opt Status auf Opt-in, um den Kontakt wieder mit SMS beschicken zu können.

Reaktivieren Sie eine oder beide Nachrichten-Kategorien für den SMS-Versand.

ACHTUNG: Das erneute Zusenden von SMS an den Kunden ist nur mit seiner ausdrücklichen Zustimmung erlaubt.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben den websms SMS Service in HubSpot erfolgreich eingerichtet und die ersten Test-Nachrichten versendet. Die zurückgemeldeten Ergebnisse können Sie direkt in HubSpot einsehen und auswerten.