SMS Kalender
Hier finden Sie die wichtigsten Infos zu Einrichtung und Bedienung des SMS Kalenders um automatisierte Terminerinnerungen per SMS zu versenden. Die wichtigsten Fakten haben wir in einem übersichtlichen Factsheet für Sie zusammengefasst.
So verwenden Sie den SMS Kalender
1. Anmeldung & Login
Der Login zum SMS Kalender erfolgt mit den identischen Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) die auch für das Messaging Portal – der Online-Oberfläche für einfachen SMS-Versand – genutzt werden. Melden Sie sich dazu unter https://calendar.websms.com/login an. Dort stehen Ihnen 2 Anmeldeoptionen zur Verfügung.
Wie finde ich die richtige Anmeldeoption?
Wenn Sie bereits Kunde sind und einen websms- bzw. LINK Mobility-Account besitzen, entnehmen Sie bitte direkt aus Ihrer letzten Rechnung die Kundennummer, um das korrekte Login zu wählen:
Sie haben noch keine Zugangsdaten oder benötigen Unterstützung? Kontaktieren Sie unser Customer Success Team unter 00800/4000 4114 bzw. per Mail an customer.success@linkmobility.com
Wussten Sie schon? Sie können das Messaging Portal und damit auch den SMS Kalender 14 Tage komplett kostenlos und unverbindlich testen.
2. Firma anlegen
Im Menüpunkt Firma können Sie die Stammdaten zu Ihrem Unternehmen hinterlegen sowie auf die auf Ihre Kalender und Sendungen zugreifen.
Stammdaten
Sobald die Freischaltung durch einen CS-Mitarbeiter abgeschlossen ist, kann im SMS Kalender die entsprechende Firma angelegt werden. Dazu sind die Felder unter dem Menüpunkt „Firma“ > „Stammdaten“ vollständig auszufüllen. Als Mailadresse sollte die Accountmailadresse bevorzugt verwendet werden (damit auch für das Support-Team eine Kontaktmöglichkeit gegeben ist).
Mit „Zugang testen“ wird abgefragt ob der SMS-Kalender mit dem SMS Account verbunden ist.
Falls hier eine Fehlermeldung erscheint, bitte an den Support unter customer.success@linkmobility.com wenden.
Wie wird die 2-FA-Authentifizierung aktiviert?
Melden Sie sich mit Ihrem websms- bzw. LINK Mobility-Zugang direkt unter folgendem Link an:
websms Zugang: https://app.websms.com/#/settings/profile
LINK Mobility Zugang: https://app.linkmobility.eu/#/settings/profile
Sie befinden sich in den Einstellungen. Diese sind auch über das Zahnrad-Symbol (links unten) zu erreichen.
Im Bereich “Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)” ist eine SMS-Empfangsnummer oder wahlweise auch Festnetznummer einzutragen.
Nach einem erneuten Login ins Messaging Portal, inklusive Zusendung des 2 FA-PINs an die eingetragene Empfangsnummer ist der Zugriff zur API Verwaltung unter folgender Adresse aktiv:
websms Zugang: https://app.websms.com/#/
LINK Mobility Zugang: https://app.linkmobility.eu/#/
Filialen/Abteilungen (optional)
Unter diesem Menüpunkt können je nach Bedarf Kostenstellen/Abteilungen hinterlegt bzw. freigegebene SMS-Absender definiert werden. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn geplant ist, von diversen Rufnummern zu verschicken. Die Anlage von Filialen ist erst ab einem zusätzlichen websms/LINK Mobility Subaccount notwendig. Es werden alle in diesem Subaccount hinterlegten Telefonnummern oder alphanummerischen Kennungen in diesen „Filialkalender“ übernommen. Weiters ist es auch möglich, für verschiedene Filialen oder Abteilungen eigene SMS-Texte zu erstellen.
Zum Anlegen einer neuen Filiale, klicken Sie auf den Button „+ Neue Filiale/Abteilung“
Wählen Sie nun eine Bezeichnung für Ihre Filiale
Bestätgigen Sie Ihre Eingabe durch Speichern
Nun erfolgt die Zuweisung des API-Tokens (ACHTUNG: Hier ist der eigene Token des entsprechenden websms/LINK Mobility Subaccounts zu wählen, NICHT jener des Hauptaccounts!).
3. ICS-Kalender anbinden
ACHTUNG! Es werden nur Kalender mit den Endungen .ics oder .iCal vom SMS Kalender unterstützt. Viele gängige Kalender-Tools stellen einen solchen Link bereit. Folgen Sie einfach der detaillierten Anleitung, um den Link Ihres Outlook- oder Google-Kalenders auszulesen. Mehr dazu finden Sie im Kapitel „Bestehende Kalender nutzen“ weiter unten auf dieser Seite.
Unter dem Menüpunkt ICS-Kalender lassen sich über den Button „+ Neuer ICS-Kalender“ am rechten Rand beliebig viele (.ics/.iCal) Kalender hinzufügen bzw. anlegen.
Um den eigenen Online-.ics/.iCal-Kalender mit dem Tool zu verlinken, ist im Feld „Kalender Webadresse“ die entsprechende .ics/.iCal-Adresse einzutragen.
Anschließend wird dem Kalender noch ein Name im Feld „Interne Bezeichnung“ zuzuweisen.
Die gewählte „Interne Bezeichnung“ ist in weiterer Folge in der Tabelle Menüpunkt „ICS-Kalender“ ersichtlich.
Über das Bearbeiten-Symbol gelangen Sie zu den detaillierten Einstellungen des jeweiligen Kalenders.
Für die Performance des Systems ersuchen wir, nicht mehr verwendete Kalender zu deaktivieren (Tonnen Symbol).
Grundeinstellungen
Diese Schritte sind nur beim Ersteinsatz bzw. falls es Änderungen im verwendeten Online-Kalender gibt, nötig.
Empfohlene Einstellungen
Im Feld „Telefonnummer befindet sich im Feld...“ ist die Bezeichnung “Name des Kontaktes verwenden” auszuwählen.
Das Feld „Der Name des Kunden befindet sich im Feld…“ wird mit „summary“ befüllt.
Bei der nächsten Zeile „Der Ort des Termins befindet sich im Feld…“ siehe Kapitel Sonderfälle.
Text – Platzhalter
Unter „Text-Platzhalter“ können für verfügbare Platzhalter, beispielsweise „Name des Kunden (name)“/„Ort des Termins (location)“, Fallback-Begriffe eingetragen werden.
Wenn die betreffende Zeile im eigenen Online-Kalender beispielsweise keinen Namen beinhaltet (nur Telefonnummer vorhanden), wird in den SMS dieser Text eingefügt.
Der Platzhalter „Ort“ kann verwendet werden, wenn sichergestellt werden soll, dass die SMS eine Ortsangabe enthält (falls diese nicht im eigenen Online-Kalender gesetzt wurde).
Es wird empfohlen dies bei Filialen einzusetzen.
Das Feld unter dem Bereich „Cronjob“ ist auf „Aktiv“ zu setzen, bevor alle Einstellungen mit „Speichern“ gesichert werden.
4. SMS-Nachrichten konfigurieren
Über den Menüpunkt ICS-Kalender können insgesamt 4 Nachrichtenvarianten aktiviert und konfiguriert werden:
Bestätigungs-Nachrichten: werden beim Eintrag eines neuen Termins automatisch verschickt
Erinnerungsnachrichten: werden zu vorab definierten Zeitpunkten vor dem Termin verschickt
Termin-verschoben-Nachrichten: werden versendet, wenn ein Termin verschoben wird
Feedback-Nachrichten: werden im Anschluss an einen Termin versendet
Sie können jeden Nachrichten-Typ individuell aktivieren/deaktivieren und die Texten entsprechend befüllen. Durch das Häkchen- bzw. X-Symbol ist auf den ersten Blick ersichtlich, ob die jeweilige Kategorie aktiviert wurde.
Bestätigungs-Nachricht
Wenn im Drop-Down-Menü in der Leiste „Diese Nachricht aktivieren“ > „Ja“ ausgewählt ist, wird automatisiert eine SMS-Benachrichtigung an den jeweiligen Patienten/Kunden versendet, sobald der Termin im Kalender eingetragen wurde.
Die Benachrichtigung selbst wird unter dem Feld „Nachricht“ angelegt und gegebenenfalls über diverse Platzhalter (für Namen, Ort, Datum/Uhrzeit) individualisiert.
Je nach Bedarf kann im Feld „ICal-Link anhängen“ eine entsprechende Verlinkung (bis zu 42 Zeichen) in der SMS mit angeführt werden, damit eine automatische Speicherung inkl. Name des Senders am Endgerät des Empfängers möglich ist. Daten wie der Ort (location) und der Name des Betriebs werden auf diesem Weg automatisch mitgeschickt und können am Empfangsgerät per Klick in den Kalender des Nutzers gespeichert werden. (Bei Verwendung des ICal-Links müssen die Stammdaten unbedingt vollständig ausgefüllt sein. Zudem ist an die Angabe der (location) zu denken!).
Mit Klick auf Speichern werden die Eingaben bestätigt. Bitte zu beachten, dass hierbei eine mehrteilige SMS-Nachricht entsteht.
Erinnerungs-Nachricht
Wenn im Drop-Down-Menü in der Leiste „Diese Nachricht aktivieren“ > „Ja“ ausgewählt ist, wird automatisiert eine oder mehrere SMS-Benachrichtigungen an den jeweiligen Patienten/Kunden im Vorfeld des Termins verschickt.
Unter „Planung“ > „Zeitpunkt vor Termin“ kann dazu der gewünschte Zeitpunkt gewählt werden, zu dem im Vorfeld eine Terminerinnerung an den Empfänger versendet werden soll (1-7 Tage im Vorfeld inkl. exakter Zeitangabe).
Auch die Uhrzeit der Erinnerungsnachrichten kann hier festgelegt werden. Dies muss auf jeden Fall angepasst werden, da die Standardeinstellung mit 1 Uhr in der Nacht nicht passend ist.
Für jeden gewählten Versandzeitpunkt kann ein individueller Nachrichten-Text im Feld “Nachricht” angelegt werden.
Auch die Verwendung von Platzhaltern (für Namen, Ort, Datum/Uhrzeit) ist hier möglich.
Mit Klick auf Speichern werden die Eingaben bestätigt.
Termin verschoben-Nachricht
Wenn im Drop-Down-Menü in der Leiste „Diese Nachricht aktivieren“ > „Ja“ ausgewählt ist, wird automatisiert eine SMS-Benachrichtigung an den jeweiligen Patienten/Kunden versendet, sobald ein bestehender Termin im verbundenen Kalender verschoben wird.
Der Benachrichtigungs-Text wird im Feld „Nachricht“ angelegt und gegebenenfalls über diverse Platzhalter (für Namen, Ort, Datum/Uhrzeit) individualisiert.
Je nach Bedarf kann im Feld „ICal-Link anhängen“ eine entsprechende Verlinkung (bis zu 42 Zeichen) in der SMS mit angeführt werden, damit eine automatische Speicherung inkl. Name des Senders am Endgerät des Empfängers möglich ist. Daten wie der Ort (location) und der Name des Betriebs werden auf diesem Weg automatisch mitgeschickt und können am Empfangsgerät per Klick in den Kalender des Nutzers gespeichert werden. (Bei Verwendung des ICal-Links müssen die Stammdaten unbedingt vollständig ausgefüllt sein. Zudem ist an die Angabe der (location) zu denken!).
Mit Klick auf Speichern werden die Eingaben bestätigt.
Feedback-Nachricht
Wenn im Drop-Down-Menü in der Leiste „Diese Nachricht aktivieren“ > „Ja“ ausgewählt ist, wird automatisiert eine Benachrichtigung an den jeweiligen Patienten/Kunden im Anschluss an den Termin versendet
Unter „Planung“ > „Zeitpunkt nach Termin“ kann dazu der gewünschte Zeitpunkt eingetragen werden, zu dem der Patient/Kunde im Nachgang eines Termins um Feedback gebeten werden soll (1-7 Tage im Nachhinein inkl. exakter Zeitangabe).
Es besteht auch die Möglichkeit eine weitere Nachricht zu versenden, sofern vom Empfänger nach Ablauf von 24 Stunden keine Antwort eingeht.
Die Benachrichtigung selbst wird im Feld „Nachricht“ angelegt.
Auch die Verwendung von Platzhaltern (für Namen, Ort, Datum/Uhrzeit) ist hier möglich.
Mit Klick auf Speichern werden die Eingaben bestätigt.
5. Termin anlegen
Sobald Ihr SMS Kalender erfolgreich eingerichtet, mit Ihrem Kalender verbunden und die Nachrichten konfiguriert wurden, können Sie über Ihren bestehenden Kalender heraus den Versand von SMS-Nachrichten anstoßen. Sie benötigen lediglich die Telefonnummer des Empfängers. Optional können Sie aber auch den Namen in Ihrem Termin anführen – auch dieser wird bei der Aussendung der Nachricht berücksichtigt, sofern Sie den entsprechenden Platzhalter verwenden. Wie die entsprechenden Termineinträge dazu aufgebaut sein müssen, sehen Sie an diesem Beispiel.
Termin-Eintrag in Ihrem Google Kalender:
Name (optional) sowie die Telefonnummer des Kunden (mit vorangestellter Länderkennung, z.B.: +43***) ins Titelfeld eingeben. Hierbei gilt es zu beachten, dass ein Leerzeichen (alternativ ein Komma bzw. Semikolon) zwischen den Namen und die Nummer gesetzt wird. Maria (kein Nachname bekannt), falls es sich um Maria Mayr handelt, wird „Maria Mayr,“ und dann die Telefonnummer, eingegeben> in diesem Fall wird Folgendes in den verwendeten Online-Kalender geschrieben:
Nun wird in den Einstellungen Ihres .ics-Kalenders im SMS Kalender die entsprechende Nachricht angezeigt. Diese beinhaltet Information, wo sich wichtige Felder, wie z.B. Name des Kunden, Telefonnummer oder (falls gewünschte und im verwendeten Online-Kalender eingetragen) Ort, befinden.
6. SMS Kalender: Geplante Sendungen
Sobald ein Termin in Ihrem verbundenen Kalender eingetragen bzw. verschoben wurde, werden die dazugehörigen Nachrichten (Termin verschoben, Feedback-Nachricht u.ä.) als Eintrag im SMS Kalender im Menüpunkt „Geplante Sendungen“ aufgelistet.
Sie haben hier die Möglichkeit zwischen 4 verschiedenen Ansichten (Monat/Woche/Tag/Terminübersicht) zu wechseln.
Am linken Rand der Ansicht sind unter „MEINE KALENDER“ alle aktivierten Kalender farblich und namentlich markiert. Diese Farbe wird auch bei den Sendungen übernommen.
Um zu sehen, was versendet wurde, wird auf die gewählte Versendung geklickt und es öffnet sich ein Fenster. Hier wird die Telefonnummer, der Text und der Sendezeitpunkt angeführt.
Bestehende Kalender nutzen
Wo finde ich den .ics-Link meines Outlook-Kalenders?
Der Zugriff auf den .ics-Link ist nur über die Browserversion von Outlook möglich.
So öffnen Sie die Browserversion
Wählen Sie in der Outlook-App oben links das Menü Datei
Gehen Sie zu den Kontoeinstellungen
Klicken Sie auf den angezeigten Link. Sie befinden sich nun in der Browserversion von Outlook.
Einen neuen .ics Kalender erstellen
Falls Sie noch keinen bestehenden Kalender nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie links auf das Kalendersymbol und anschließend auf „Kalender hinzufügen“
Wählen Sie „Leeren Kalender erstellen“ und vergeben Sie einen Namen
Danach können Sie die Farbe und und das Icon anpassen, dies ist jedoch optional
Abschließend müssen Sie den Kalender speichern
Kalender teilen & .ics-Link erstellen
Um Zugriff auf den .ics-Link zu gelangen, müssen Sie die Einstellungen des Kalenders aufrufen.
Dazu oben, rechts zu Einstellungen (Zahnrad-Symbol) wechseln
Ganz unten auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ klicken
Wählen Sie „Kalender“ und „Geteilte Kalender“ aus
Nun wählen Sie hier den Kalender, welcher später für Terminbestätigungen verwendet werden soll
Danach die Berechtigung vergeben: „Kann Titel und Orte anzeigen“
Nun auf „Veröffentlichen“ klicken
Durch die Veröffentlichung wird ein .ics-Link erstellt. Diesen können Sie in den SMS Kalender eingefügt, um Ihren Kalender an das Tool anzubinden.
.ics-Link eines bestehenden Kalenders
Hier ist die Vorgangsweise die selbe ab „Kalender teilen & .ics-Link erstellen“
Es wird der Kalender – welcher bereits als Online Kalender benützt wird, ausgewählt.
Wo finde ich den .ical-Link meines Google-Kalenders?
Hinweis: Der Export von Kalendern funktioniert nur über den Computer, nicht über die Google-Kalender-App. Nach dem Login in den entsprechenden Google-Kalender sind folgende Schritte zu setzen:
Klicken Sie auf „Einstellungen“
Links unter „Einstellungen für meine Kalender“ den gewünschten Google-Kalender durch Klick auf das Drop-Down-Menü auswählen (in bestimmten Versionen auch über drei Punkte am Rand auswählbar)
Option „Kalendereinstellungen“ wählen
Unter „Kalender integrieren“ (in bestimmten Versionen „Kalenderadresse“/„Privatadresse“) finden Sie nun die Schaltflächen „ICal“, „Html“ und „Xml“.
Je nach Bedarf sind für die ICal-Adresse zwei Links verfügbar:
a) Öffentliche Adresse im iCal-Format: Dafür muss der Kalender durch Setzen eines Häkchens öffentlich freigegeben werden. Dies ist unter „Zugriffsberechtigungen für Termine“ etwas weiter oben in derselben Ansicht ersichtlich. b) Privatadresse im iCal-Format: Mit dieser Adresse kann von anderen Anwendungen aus auf den Kalender zugegriffen werden, ohne ihn öffentlich zu machen).
Dieser Link ist dann im SMS Kalender einzutragen (siehe 3. ICS-Kalender anbinden).
Wo finde ich die iCal-Adresse meines MAC-Kalenders?
Gehen Sie zu Ihrem Mac Kalender und klicken Sie diesen mit der rechten Maustaste an.
Nun klicken Sie auf „Kalender teilen“ und aktivieren Sie die Checkbox „Öffentlicher Kalender“.
Beim nächsten Klick mit der rechten Maustaste ist das Menü „Freigabeeinstellungen“ verfügbar.
Dort findet sich die URL des Kalenders, die als Web-Adresse im SMS Kalender eingetragen wird.
Achtung: beim Eintragen nur den Adress-Teil nach „webcal://“ verwenden. In diesem Fall zB: „p64-caldav.icloud.com/published/2/………“
Sonderfälle
Ortsangabe im eigenen Online Kalender
Beispiel für Location: Im eigenen Online-Kalender kann der Ort des Termins an unterschiedlichen Stellen mitgegeben werden. Um den Prozess so einfach wie möglich zu halten, bietet sich das Feld „Ort“ (= „Location“) an, wie im untenstehenden Screenshot angegeben.
In diesem Fall ist im SMS Kalender in den Grundeinstellungen der Ort in der Zeile „location“ (in der Datenvorschau 7 Tage) ersichtlich.
ACHTUNG! Diese Datenvorschau wird nur dann angezeigt, wenn zuvor bereits der SMS Versand für Bestätigungsnachricht aktiviert und ein Testtermin im Online Kalender eingetragen wurde (Testnachricht).
Falls im eigenen Online Kalender der Ort des Termins an einer anderen Stelle eingetragen wurde, muss in der Datenvorschau 7 Tage auf der rechten Seite im Detail geprüft werden, unter welcher Bezeichnung der Ort gelistet ist. Sollte es keinen Ortseintrag geben, dann bitte in den Grundeinstellungen unter „Der Ort des Termins befindet sich im Feld…“ „location“ verwenden.
Wie geht's weiter?
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