SMS und WhatsApp per SMTP integrieren – ohne Entwicklungsaufwand

E-Mail to SMS und WhatsApp sind websms-Funktionen, die ausgehende E-Mails automatisch als SMS- oder WhatsApp-Nachricht an die jeweiligen Empfänger zustellen. So erreichen Sie Ihre Kunden direkt aus SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics oder Shopify – ohne zusätzliche Programmierschnittstellen und mit minimalem Implementierungsaufwand.

In diesem How-to mit Video zeigen wir Ihnen, wie einfach Sie SMS und WhatsApp per SMTP in Ihrem bestehenden System nutzen können, welche Voraussetzungen dafür nötig sind und wie Sie in der Praxis Nachrichten versenden.  

SMS und WhatsApp per E-Mail versenden mit SMTP

↗️ Im Video ab 04:10

Systeme wie SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics oder Shopify sind weit verbreitet. Sollen daraus SMS- oder WhatsApp-Nachrichten versendet werden, ist dafür häufig eine API-Integration erforderlich. Das bedeutet Entwicklungsaufwand, Tests und laufende Wartung. Dabei unterstützen die meisten dieser Systeme bereits den Versand von E-Mails über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Diese bestehende Funktion kann auch genutzt werden, um SMS- oder WhatsApp-Nachrichten zu senden, ohne eine eigene Messaging-Schnittstelle zu implementieren.

Die Vorteile von SMTP mit websms

Zur Aktivierung unserer E-Mail-Schnittstelle sind keine Entwicklungsressourcen bei Ihnen oder Ihrem Systempartner erforderlich – die Integration reduziert sich von mehreren Wochen auf wenige Stunden. Mobile Messaging wird so einfach wie das Versenden einer E-Mail!

• Minimaler Entwicklungsaufwand

• Schnelle Integration in bestehende Systeme

• Sofort einsatzbereit

• Nachrichten direkt aus ERP-, CRM- und Shopsystemen versenden

• Höhere Öffnungs- und Leseraten

• Kommunikation bleibt in bestehenden Prozessen dokumentiert

• Antworten der Empfänger werden direkt per E-Mail zurückgeleitet

Wie funktioniert SMTP? So wird Ihre E-Mail zur SMS- oder WhatsApp-Nachricht

↗️ Im Video ab 06:19

Mit websms von LINK Mobility können Sie SMS- und WhatsApp-Nachrichten besonders einfach und automatisiert aus E-Mails generieren lassen. Die Funktionen E-Mail to SMS und E-Mail to WhatsApp wurden genau dafür entwickelt. Nach einmaliger Einrichtung erhalten Sie Zugriff auf unseren SMTP-Gateway, der Ihre E-Mails automatisch in SMS- oder WhatsApp-Nachrichten umwandelt und versendet. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie selbst ein E-Mail verfassen oder die Nachricht via SMTP aus einem Ihrer Systeme generiert und versendet wird.

Ein weiterer Vorteil: Die Kommunikation bleibt im jeweiligen CRM- oder ERP-System nachvollziehbar und kann dort dokumentiert werden. Voraussetzung ist lediglich, dass das jeweilige System den Versand von E-Mails per SMTP unterstützt.

Welche Systeme kann ich anbinden?

Viele Systeme unterstützen die SMTP-Funktionalität bereits standardmäßig. Dazu zählen etwa:

• ERP-Systeme: z. B. SAP

• CRM-Systeme: z. B. Salesforce, Microsoft Dynamics

• Shopsysteme: z. B. Shopify

• Individual- und Branchensoftware: eigenentwickelte Lösungen sowie Fachsysteme (z. B. Arzt- oder Praxissoftware) – sofern das jeweilige System SMTP unterstützt

Praxis-Hinweis: Gerade bei älteren oder wartungsintensiven Systemen bietet SMTP besondere Vorteile. Da sich das SMTP-Protokoll seit vielen Jahren kaum verändert hat, ist in der Regel keine neue Implementierung erforderlich.

Welche Kundendaten brauche ich für den SMTP-Versand?

Für den Versand per SMS oder WhatsApp wird ausschließlich die Mobilnummer des Empfängers im internationalen Format benötigt, zum Beispiel 43 für Österreich, 49 für Deutschland oder 41 für die Schweiz, jeweils gefolgt von der Vorwahl (ohne führende 0) und der Rufnummer. Die E-Mail-Adresse der Empfänger wird nicht benötigt.

Kann ich eine Nachricht an mehrere Empfänger oder eine ganze Kontaktgruppe senden?

Ja, mehrere Empfänger können – wie bei einer klassischen Massen-E-Mail – direkt im Empfängerfeld hinzugefügt werden. Alternativ lässt sich eine Kontaktgruppe definieren, sodass nicht jeder Empfänger einzeln eingetragen werden muss.

Kann ich Bilder oder Videos als Anhang mitschicken?

Ja, Bilder, Videos und andere Dateien können bei multimedialen Zielformaten wie WhatsApp ganz einfach als E-Mail-Anhang hinzugefügt werden und werden mit der Nachricht an den Empfänger übermittelt.

Welche Absender kann ich verwenden?

Als SMS-Absender haben Sie die Auswahl zwischen diesen drei Optionen:

• Dynamischer Absender

• Virtuelle Langnummer

• Alphanumerischer Absender (bis zu 11 Zeichen)

Beim Versand über SMTP wird automatisch der für Ihr Konto hinterlegte Default-Absender für SMS-Nachrichten verwendet. Hier finden Sie noch weitere Infos zu den SMS-Absenderoptionen.

Für WhatsApp-Nachrichten wird der Absender verwendet, der in Ihrem WhatsApp Business Manager hinterlegt ist.

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um den Service zu nutzen?

Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie uns vorab die E-Mail-Adresse(n) oder Domain(s) mitteilen, über die der Versand erfolgen soll, damit diese für den SMTP-Gateway freigeschaltet werden. Ein zusätzlicher Entwicklungsaufwand entsteht dabei nicht.

Wie lange dauert die technische Integration?

Da die meisten Systeme SMTP bereits standardmäßig unterstützen, lässt sich die Integration in der Regel innerhalb weniger Stunden umsetzen. Im Vergleich zu einer klassischen API-Anbindung, die häufig mehrere Wochen oder Monate in Anspruch nimmt, ist die Implementierung über SMTP deutlich schneller und zeitsparender.

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Wie funktioniert die Zwei-Wege-Kommunikation mit SMTP?

↗️ Im Video ab 09:01
Der erste Schritt ist getan. Ihre E-Mails werden automatisch in SMS- oder WhatsApp-Nachrichten umgewandelt. Doch was passiert, wenn der Empfänger auf Ihre Nachrichten antwortet?

Mit unserer SMTP-Schnittstelle ist auch die bidirektionale Kommunikation problemlos möglich. Erhält ein Kunde eine SMS- oder WhatsApp-Nachricht, kann er darauf wie gewohnt antworten. Die Antwort wird anschließend automatisch verarbeitet und wieder als E-Mail an Ihr Unternehmen zurückgesendet.

So entsteht eine durchgängige Kommunikation, die für Sender und Empfänger einfach bedienbar bleibt:

• Ihre E-Mail wird automatisch umgewandelt und kommt als SMS oder WhatsApp beim Empfänger an

• Der Empfänger antwortet auf die Nachricht im mobilen Kanal (SMS oder WhatsApp)

• Sie erhalten die Rückmeldung wieder bequem als E-Mail

Diese Schritte lassen sich beliebig oft wiederholen. Dadurch können Mitarbeiter weiterhin in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten und erhalten alle Antworten zentral per E-Mail.

Einsatzmöglichkeiten von SMTP für Automatisierungen und KI

↗️ Im Video ab 10:38

Der Versand von SMS oder WhatsApp eignet sich nicht nur für manuell versendete E-Mails, sondern auch für automatisierte Prozesse. So lassen sich beispielsweise Updates und Benachrichtigungen aus CRM-, ERP- und Shopsystemen dank SMTP einfach über mobile Kanäle wie SMS und WhatsApp versenden.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis:

Erkennt ein System eine Lieferverzögerung von mehr als 48 Stunden, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erstellt. Dank SMTP kann diese E-Mail so umgeleitet werden, dass der Empfänger stattdessen eine SMS- oder WhatsApp-Nachricht erhält. Auch moderne Automatisierungsplattformen und KI-Lösungen können so einfach in Messaging-Prozesse eingebunden werden.

Die Vorteile:

• Mobile Nachrichten werden schneller geöffnet und häufiger gelesen

• Wichtige Infos kommen schnell und zuverlässig an

• Empfänger verpassen keine wichtigen Updates mehr

• Unternehmen können SMTP besonders einfach für den Versand von SMS und WhatsApp nutzen

Warum sollte ich SMTP statt einer API-Integration nutzen?

↗️ Im Video ab 12:30

Mit unserer SMTP-Schnittstelle können Sie besonders einfach SMS- und WhatsApp-Nachrichten direkt aus Ihren bestehenden Systemen versenden – ganz ohne Entwicklungsaufwand.

• Eine SMTP-Integration ist schon in wenigen Stunden realisierbar. API-Integrationen dauern oft Wochen oder Monate.

• Unsere SMTP-Anbindung ist wartungsfrei und lässt sich weltweit skalieren

• Beim Versand von SMS- und WhatsApp-Nachrichten über SMTP sind Sie hinsichtlich Compliance sowie DSGVO-Konformität immer auf der sicheren Seite.

• Mobile Kanäle wie SMS oder WhatsApp performen nachweislich besser als E-Mails

• Eine SMTP-Anbindung ist eine kosteneffiziente Lösung mit minimalem Implementierungsaufwand.

Sie sehen also: viele Gründe sprechen dafür, mobile Kanäle über SMTP direkt an Ihre Systeme anzubinden. Sehen wir uns im nächsten Schritt vereinfacht an, wie unsere SMTP-Schnittstelle funktioniert.

Demo: SMS per E-Mail versenden – Schritt für Schritt

↗️ Im Video ab 14:21

Schritt 1: Neue E-Mail erstellen

Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm (z. B. Outlook) oder Ihr angebundenes System.

Schritt 2: Empfänger eintragen

Anstelle einer klassischen E-Mail-Adresse geben Sie die Mobilnummer des Empfängers ein. Die Telefonnummer wird dabei im internationalen Format eingetragen. Das bedeutet: mit Ländervorwahl, jedoch ohne führende Null, Pluszeichen (+) oder weitere Sonderzeichen. Verwenden Sie beispielsweise 43 für Österreich, 49 für Deutschland oder 41 für die Schweiz, jeweils gefolgt von Vorwahl (ohne 0 zu Beginn) und Rufnummer. Auf die Rufnummer folgt die Gateway-Domain für E-Mail to SMS bzw. E-Mail to WhatsApp.

Beispiele für E-Mail to SMS:

• 436601234567@email2sms.linkmobility.eu

• 436601234567@email2sms.websms.com

Beispiele für E-Mail to WhatsApp:

• 491701234567@email2whatsapp.linkmobility.eu 436601234567@email2whatsapp.websms.com

Schritt 3: Nachricht verfassen

Schreiben Sie Ihre Nachricht in den E-Mail-Text. Achten Sie bei der Textlänge auf etwaige Einschränkungen des Zielformats. Eine SMS darf in der Regel nur 160 Zeichen beinhalten. Der Betreff ist optional und kann leer bleiben.

Beispiel: Erinnerung: Heute um 10 Uhr findet unser Webinar „SMS und WhatsApp per SMTP integrieren“ statt.

Schritt 4: Nachricht versenden

Klicken Sie auf Senden. Die Nachricht wird vollautomatisch in eine SMS- oder WhatsApp-Nachricht umgewandelt und an die Mobilnummer des Empfängers zugestellt.

Noch mehr Details finden Sie in unserem weiterführenden How-to zum Thema E-Mail to SMS.

Herzlichen Glückwunsch!

Sie wissen jetzt, welche Möglichkeiten Ihnen die SMTP-Schnittstelle bietet und wie Sie SMTP für den manuellen und automatisierten Versand von SMS- und WhatsApp-Nachrichten einsetzen. Erweitern Sie Ihre bestehenden CRM-, ERP- und Shopsysteme mühelos um den Versand mobiler Nachrichten und erreichen Sie Ihre Empfänger schneller, direkter und mit mehr Aufmerksamkeit.

Wie geht's weiter?

In unserem How-to-Bereich haben wir noch mehr nützliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen und praktische Tipps für Sie gesammelt, damit Sie mit SMS, RCS, WhatsApp & Co. einfach durchstarten können! Auf zur How-to-Übersicht! 🚀