Die wichtigsten WhatsApp-Funktionen im Messaging Portal

So richten Sie einen neuen WhatsApp-Kanal ein, sammeln DSGVO-konforme Opt-ins und versenden in wenigen Schritten Ihre erste WhatsApp-Kampagne.

In dieser Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung mit Video lernen Sie, wie Sie WhatsApp im Messaging Portal aktivieren, mit dem Facebook Business Manager (Meta) verbinden und rechtssicher nutzen. 

Sie erfahren, wie Sie eine neue WhatsApp-Vorlage erstellen, Opt-ins über einen QR-Code sammeln und Ihre erste WhatsApp-Kampagne versenden. Außerdem sehen Sie, wie Sie Ergebnisse auswerten, auf eingehende Nachrichten antworten und Opt-outs DSGVO-konform umsetzen.  

Wie starte ich mit WhatsApp?

Sie können die Kommunikation über WhatsApp ab sofort bequem über unser Messaging Portal bedienen. Dazu melden Sie sich zuerst mit Ihren bekannten Zugangsdaten im Messaging Portal an. Wenn Sie noch kein Benutzerkonto haben, können Sie auch ganz einfach und unverbindlich ein kostenloses Testkonto erstellen.

Wie lege ich einen WhatsApp-Kanal an?

Im Video ab: 05:28
Los geht’s auf der Startseite des Messaging Portals. Im Menü Kanäle können Sie einen neuen WhatsApp-Kanal anlegen und einen internen Namen vergeben. Dieser Name ist nur für Sie und Ihr Team sichtbar. Empfänger sehen ihn nicht. Wenn Sie mehrere Filialen, Standorte oder Einsatzzwecke haben, sollten Sie den Kanal klar und verständlich benennen. Im nächsten Schritt verbinden Sie diesen Kanal mit dem Facebook Business Manager.

Warum brauche ich den Facebook Business Manager?

Im Video ab: 09:06
WhatsApp Business funktioniert nur in Verbindung mit dem Facebook Business Manager. Dort wird Ihre Absendernummer verwaltet und Ihr Unternehmen verifiziert. Das hat einen Vorteil: Ihre Kunden sehen später nicht nur eine Nummer, sondern auch Ihr Unternehmensprofil – idealerweise mit dem offiziellen Hinweis, dass es sich um ein geprüftes Unternehmen handelt. Das schafft Vertrauen.

Nachdem Sie, wie oben beschrieben, einen neuen WhatsApp-Kanal im Messaging Portal angelegt haben, wird Ihnen der Button Mit WhatsApp verbinden angezeigt. Über diesen Button gelangen Sie direkt zum Facebook Business Manager. Hier können Sie Ihr WhatsApp Business Profil erstellen und auf bestehende Unternehmensprofile zugreifen.

Tipp: Wie Sie ein WhatsApp Business Profil bei Facebook einrichten erklären wir in dieser Anleitung.

Während der Einrichtung können Sie sich auch entscheiden, welche Nummer Sie für Ihre WhatsApp-Kommunikation nutzen möchten. Das kann eine bekannte Servicenummer, eine Callcenter-Nummer oder eine Nummer aus Ihrem bestehenden Nummernpool sein.

Wichtig ist nur: Während der Aktivierung müssen Sie Zugriff auf diese Nummer haben, weil WhatsApp Ihnen einen Bestätigungscode sendet. Nach Eingabe des Codes ist die Nummer sofort aktiv.

Im Anschluss können Sie Profilbild, Beschreibung sowie weitere Kontaktmöglichkeiten und Informationen zu Ihrem Profil hinzufügen. Wenn Sie alle Angaben vollständig ausfüllen, können Sie den Verifizierungs-Haken erhalten. Das signalisiert Ihren Kunden, dass Ihr Unternehmen von Meta verifiziert ist.

Wie kann ich Opt-ins einfach sammeln?

Im Video ab: 11:49
Für den Aufbau einer Empfängerliste bietet WhatsApp eine einfache Lösung: sogenannte Message Links. Diese Links können als QR-Code oder URL genutzt werden. Beim Scannen des QR-Codes oder Klick auf den Link öffnet sich automatisch eine neue WhatsApp-Nachricht mit Ihrem vordefinierten Starttext (Beispiel im Video: „Ich möchte ab jetzt News erhalten“). Der Nutzer drückt nur mehr auf „Senden“ und schon landet seine Nachricht in Ihrem Messaging Portal.

Im nächsten Schritt erstellen Sie eine WhatsApp-Vorlage, die Sie Ihren neuen Empfängern schicken können.

Warum brauche ich WhatsApp-Vorlagen (Message Templates)?

Im Video ab: 13:46
WhatsApp schützt Nutzer vor unerwünschten Nachrichten. Deshalb unterscheidet WhatsApp sehr streng, wann Unternehmen frei schreiben dürfen und wann eine Vorlage nötig ist.

Freitext-Nachrichten können nur innerhalb von 24-Stunden nach Kontaktaufnahme des Kunden versendet werden. Für ausgehende Nachrichten ohne vorherige Kontaktaufnahme werden sogenannte Vorlagen benötigt. Diese Vorlagen werden von Meta geprüft und freigegeben, bevor Sie sie nutzen können.

Es gibt drei Vorlagen-Arten auf WhatsApp:

• Utility (wie Terminbestätigungen, Versandstatus, Rechnungen)

• Marketing (wie Angebote, Aktionen, Werbung)

• Authentication (wie Einmalpasswörter, Login-Codes)

Tipp: Eine Übersicht über die Vorlagen-Kategorien mit Beispielen und Infos zur Preisgestaltung von WhatsApp finden Sie in unserem Blogartikel.

Im Business Manager können Sie jetzt eine Vorlage anlegen. Dabei können Sie Texte, Bilder und Buttons hinzufügen und sogar Platzhalter und Variablen für personalisierte Inhalte einbauen.

Über den Button Submit for Review speichern Sie Ihre Vorlage und reichen sie bei Meta zur Freigabe ein. Normalerweise erfolgt die Freigabe innerhalb weniger Minuten. In manchen Fällen kann es ein bis zwei Tage dauern. Deshalb sollten Sie Vorlagen immer im Voraus anlegen.

Wie versende ich WhatsApp-Nachrichten im Messaging Portal?

Im Video ab: 20:22
Zurück im Messaging Portal finden Sie im Menü Nachrichten die Option Neue WhatsApp-Nachricht. Hier können Sie für Ihre Nachricht einen internen Titel vergeben und den zuvor verknüpften WhatsApp-Kanal auswählen.

Im rechten Bereich des Editors finden Sie eine Auswahl aller Ihrer freigegebenen WhatsApp-Vorlagen. Wählen Sie hier die Vorlage aus, die Sie im Business Manager erstellt haben. Sie sehen nun eine Vorschau der Vorlage. Befüllen Sie die Platzhalter mit den gewünschten Inhalten und ordnen Sie die Variablen den dazugehörigen Feldern in Ihrem Telefonbuch zu. Im Anschluss können Sie sich eine Test-Nachricht an Ihre eigene Nummer schicken.

Sobald alles passt, klicken Sie auf Weiter und wählen Ihre Empfänger. Falls einige Empfänger kein WhatsApp nutzen, können Sie optional einen SMS-Text als Fallback hinterlegen. Mit einem Klick auf Senden wird Ihre Nachricht verschickt.

Was passiert nach dem Versand?

Auswertung & Zustellberichte

Im Video ab: 24:40
Im Menü Nachrichten unter dem Punkt Gesendet finden Sie Ihre versendeten WhatsApp-Nachrichten. Im Zustellstatus sehen Sie genau, wer Ihre Nachricht erhalten und gelesen hat und. Diese Informationen können Sie mit einem Klick als csv-Datei exportieren.

Auf Antworten reagieren

Im Video ab: 25:24
Antwortet ein Empfänger auf Ihre Nachricht, sehen Sie diese Antwort im Menü Nachrichten unter Eingang. Sie können jetzt direkt im Messaging Portal auf diese Antworten reagieren. Sie können per Quick Reply mit einem Freitext antworten (innerhalb von 24 Stunden) oder über Antworten eine Ihrer WhatsApp-Vorlagen wählen.

Weiterleitungen einrichten

Im Video ab: 25:45
Alle eingehenden Antworten lassen sich auch ganz einfach weiterleiten – zum Beispiel an eine E-Mail-Adresse. So bekommen Sie sofort mit, wenn ein Empfänger antwortet, und können auf die Nachricht direkt reagieren, ohne im Messaging Portal eingeloggt zu sein. Wie Sie eine solche E-Mail-Weiterleitung ganz einfach einrichten, erklären wir in unserem ausführlichen How-to zum Thema E-Mail-to-WhatsApp. Auch HTTPS-Weiterleitungen lassen sich in wenigen Schritten einrichten.

Wie können sich Empfänger DSGVO-konform vom WhatsApp-Versand abmelden?

Im Video ab: 26:08
Für ein DSGVO-konformes Opt-out lässt sich im Menü Service-Assistant unter dem Punkt WhatsApp Assistent eine Blacklist-Regel aktivieren. Dazu hinterlegen Sie ein passendes Schlüsselwort wie „STOP“. Sobald ein Kontakt dieses Schlüsselwort einsendet, wird er vollautomatisch von Ihrer Empfängerliste abgemeldet und erhält keine weiteren Nachrichten mehr.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben WhatsApp Business erfolgreich eingerichtet, Ihre erste WhatsApp-Vorlage versendet und wissen, wie Sie auf eingehende Antworten reagieren können. Damit haben Sie den Grundstein für moderne, schnelle und persönliche Kundenkommunikation gelegt.

Wie geht's weiter?

In unserem How-to-Bereich haben wir noch mehr nützliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps für Sie gesammelt, damit Sie mit SMS, WhatsApp & Co. einfach durchstarten! Auf zur How-to-Übersicht! 🚀