Vorlagen für WhatsApp, RCS & SMS einfach erstellen

Dieses How-to mit Videoanleitung führt Sie durch alle Arbeitsschritte von der Erstellung Ihrer ersten Vorlage bis zum Versand über SMS, RCS und WhatsApp.

Sie lernen, wie Sie Vorlagen anlegen und mit Kategorien organisieren, wie Sie mit Platzhaltern personalisierte Nachrichten erstellen und optionale Funktionen wie den URL-Shortener oder die Fallback SMS effektiv nutzen. Außerdem erfahren Sie, wie die Einreichung von WhatsApp-Templates im Facebook Business Manager funktioniert. Am Ende haben Sie praktische Vorlagen für SMS, RCS oder WhatsApp erstellt, die Sie sofort zeitsparend und personalisiert versenden und immer wieder verwenden können.

Warum sollte ich Vorlagen (Templates) für WhatsApp, RCS und SMS verwenden?

Vorlagen helfen Ihnen, Ihre tägliche Kommunikation zu vereinheitlichen, Zeit zu sparen und Nachrichten wiederverwendbar zu machen. Erstellen Sie Vorlagen für Marketing-Aktionen, Service-Nachrichten oder andere Formate, die Sie häufig versenden.

Mit Vorlagen überspringen Sie beim Versand von Nachrichten zahlreiche manuelle Schritte, die Sie sonst bei jeder Aussendung erneut durchführen müssten. Ist eine Vorlage einmal erstellt, können Sie Ihre SMS-, RCS- und WhatsApp-Kampagnen in einem Bruchteil der Zeit versenden.

Hier ein paar Beispiele, für die Sie Vorlagen für WhatsApp, SMS oder RCS perfekt nutzen können:

• Rabattaktionen

• Produktneuheiten

• Zahlungserinnerungen

• Save the Date

• Reminder/Erinnerungen

• Bestätigungen zu einer eingegangenen Nachricht

• Follow-ups

• Feedback-Anfragen

• u.v.m.

Einstieg ins Messaging Portal

Im Video ab: 00:57
Als Schaltzentrale für alle Ihre Nachrichten und Vorlagen dient unser Messaging Portal. Sie haben noch keinen Account? Dann registrieren Sie sich gleich kostenlos und unverbindlich: Kostenlos testen.

Wie erstelle ich eine SMS-Vorlage?

Im Video ab: 01:20
Nach dem Login gelangen Sie direkt ins Dashboard des Messaging Portals. Alle Funktionen für Vorlagen finden Sie im linken Seitenmenü unter dem Menüpunkt Vorlagen. Hier werden Ihnen alle bestehenden Vorlagen pro Kanal und Kategorie aufgelistet. An dieser Stelle können Sie auch ganz einfach neue Vorlagen anlegen und Kategorien erstellen. Wir starten direkt mit einer SMS-Vorlage.

Kategorien für SMS-Vorlagen anlegen

Im Video ab 01:26
Kategorien helfen Ihnen dabei, Vorlagen übersichtlich zu gruppieren. Zum Beispiel können Sie Ihre SMS-Vorlagen in Marketing- und Service-Nachrichten unterteilen.

Zum Anlegen einer neuen Kategorie klicken Sie links im Menü auf den Punkt Neue Kategorie erstellen und geben der Kategorie einen Namen.

Die Kategorie ist anschließend für alle Vorlagen verfügbar.

📌 Quick-Tipp: Kategorien werden auch automatisch erstellt, sobald Sie im Vorlagen-Editor einen neuen Kategorienamen eingeben.

Neue SMS-Vorlage erstellen

Im Video ab 02:08
Über den Button SMS-Vorlage erstellen gelangen Sie in den Vorlagen-Editor. Hier können Sie Ihrer Vorlage einen Namen geben. Dieser Name ist nur für Sie intern sichtbar – Ihre Empfänger sehen den Vorlagen-Namen nicht. Ein sinnvoll gewählter Titel ist besonders wichtig, damit Sie Ihre Vorlagen schnell wiederfinden, richtig zuordnen und auch im Gesendet‑Ordner gezielt danach suchen können.

Im nächsten Schritt ordnen Sie Ihrer Vorlage eine bestehende Kategorie zu oder erstellen eine neue Kategorie. Dieser Schritt ist optional, aber für die Übersicht über alle Ihre Vorlagen sehr wertvoll. Wenn Sie Ihrer Vorlage keine Kategorie zuweisen, landet die Vorlage automatisch im Bereich Alle Vorlagen.

Im Anschluss können Sie noch den Absender für Ihre SMS-Vorlage wählen. Beim SMS-Versand gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, welchen Absender Sie wählen können:

• Exklusive oder dynamische Absendernummer: ideal, wenn Ihre Kunden antworten sollen

• Alphanumerischer Absender: ideal für Marketing (z. B. „LINK Mobility“), Antworten darauf sind jedoch nicht möglich.

• Ihre eigene Mobil- oder Festnetznummer

• Shared Shortcodes

Welche Absenderoption am sinnvollsten ist, hängt stark vom Nachrichtentyp und Anwendungsfall ab – ob Marketing, Service oder Support. Wir haben für Sie eine Übersicht aller verfügbaren Absenderoptionen zusammengestellt. Natürlich beraten wir Sie auch gerne persönlich.

SMS-Vorlage befüllen und personalisieren

Im Video ab 03:16
Nachdem Sie diese grundlegenden Einstellungen für Ihre Vorlage festgelegt haben, geht es ans Befüllen der Vorlage. Dazu können Sie im Feld Vorlagentext Ihren gewünschten SMS-Text eintragen. Am unteren Rand des Textfeldes wird Ihnen stets angezeigt, wie viele Zeichen Sie bereits verwendet haben und wie viele noch zur Verfügung stehen.

Der Text Ihrer SMS-Vorlage lässt sich mit Platzhaltern auch ganz einfach personalisieren. Alle Kontaktdaten, die im Messaging Portal gespeichert sind, können als Platzhalter genutzt werden. Das sind zum Beispiel die Felder:

• {title}

• {first_name}

• {last_name}

• {company}

• {birthday}

• u.v.m.

Mit Personalisierungen steigern Sie Relevanz und Öffnungsraten Ihrer Nachrichten.

Spar-Tipp: URL-Shortener

Im Video ab 05:16
Wenn Ihre SMS einen Link enthält, lohnt sich der Einsatz unseres URL-Shorteners. Lange Website-Links verbrauchen viele Zeichen, und eine SMS ist auf 160 Zeichen begrenzt.

Wenn Sie Texte mit mehr als 160 Zeichen versenden, passiert folgendes:

• die SMS wird im Hintergrund in mehrere SMS-Fragmente aufgeteilt

• Die Nachricht erscheint beim Empfänger weiterhin als eine einzige SMS

• im Hintergrund werden jedoch mehrere Einheiten übertragen und damit auch verrechnet

• SMS mit >160 Zeichen sind daher teurer als SMS innerhalb des Zeichenlimits

Genau aus diesem Grund finden Sie bei Ihrem SMS-Vorlagen-Editor unter den Erweiterten Einstellungen unseren URL-Shortener. Der URL-Shortener macht aus zeilenlangen URLs kurze Links, die nur wenige Zeichen benötigen.

Vorteile des URL-Shorteners:

• spart Zeichen

• wirkt übersichtlicher

• steigert Klickrate

• Klicks werden getrackt

• reduziert SMS-Kosten

Aktivieren Sie den URL-Shortener als optionale Zusatzfunktion. Dann werden URLs automatisch verkürzt und Sie sparen beim SMS-Versand nicht nur wertvolle Zeichen, sondern auch bares Geld.

Vorlage speichern und die Vorlagen-Übersicht

Im Video ab 05:53
Klicken Sie im Vorlagen-Editor auf Speichern, wird die Vorlage angelegt. Sie können Ihre neue Vorlage ab sofort für Ihre SMS-Aussendungen verwenden. Sollten Sie eine neue Kategorie erstellt haben, wird diese nun auch unter Ihren SMS-Vorlagen-Kategorien aufgelistet. Über die Option Alle sehen Sie immer sämtliche SMS-Vorlagen – unabhängig von der Kategorie.

Auf diese Weise können Sie nun Vorlagen für sämtliche Nachrichten anlegen, die Sie häufiger versenden. Wie zum Beispiel:

• Terminerinnerungen

• Service-Updates

• Rabattaktionen

• Produktneuheiten

• u.v.m.

Im Video erstellen wir eine SMS-Vorlage für eine Terminbestätigung (Kategorie Service) und eine Vorlage für eine Rabatt-Aktion (Kategorie Marketing).

So könnten Ihre SMS-Vorlagen aussehen:

Nun kennen Sie alle wichtigen Schritte und können selbst mit der Erstellung Ihrer SMS-Vorlage starten! Neben SMS-Vorlagen zeigen wir Ihnen in dieser Anleitung auch, wie Sie für RCS und WhatsApp passende Vorlagen anlegen – und so beim Versand wertvolle Zeit sparen.

Wie erstelle ich eine RCS-Vorlage?

Im Video ab 06:18
Die RCS-Vorlagen und Kategorien finden Sie ebenfalls im Menü Vorlagen Ihres Messaging Portals. Neue Kategorien lassen sich genauso einfach erstellen, wie Sie das bei den SMS-Vorlagen schon gesehen haben. Über den Button RCS-Vorlage erstellen gelangen Sie in den RCS-Vorlagen-Editor.

Grundeinstellungen der RCS-Vorlage

Die grundlegenden Einstellungen sind ähnlich. Sie können Ihrer RCS-Vorlage wieder einen Namen geben und eine Kategorie zuordnen. Aber RCS-Vorlagen bieten Ihnen noch viele weitere Möglichkeiten.

Exkurs: Sicherer Versand über Ihren verifizierten RCS-Kanal

Statt eines Absender-Feldes, wie Sie es von den SMS-Vorlagen kennen, gibt es bei RCS das Feld Kanal. Ein RCS-Kanal wird von uns für Ihr Unternehmen eingerichtet. Anschließend wird der Kanal bei Google zur Prüfung und Freigabe eingereicht.

RCS ist ein sicherer und verifizierter Nachrichtenstandard. Das bedeutet, Ihre Empfänger sehen sofort anhand Ihres Logos und Firmennamens, von wem die Nachricht stammt und können darauf vertrauen, dass diese Angaben geprüft und sicher sind. Niemand anders kann in Ihrem Namen RCS-Nachrichten verschicken. Die Vertrauenswürdigkeit wird zusätzlich durch den sichtbaren blauen Verifizierungshaken unterstrichen, der Ihre Absenderidentität offiziell bestätigt. RCS („Rich Communication Services“) ist die moderne Weiterentwicklung der SMS – direkt in der nativen Nachrichten-App, ohne zusätzliche App-Installation.

📙 Lese-Tipp: Wenn Ihnen RCS noch kein Begriff ist, hilft Ihnen unser kompakter Überblick zum RCS-Kanal sicher weiter.

RCS-Vorlage befüllen und personalisieren

Im Video ab 07:30

RCS unterstützt neben Textinhalten noch viele weitere Formate, wie:

• Bilder

• Videos

• Cards

• Karussells

• Dokumente

• Buttons (URL, Standort-Teilen, Anruf tätigen, u.v.m.)

• Anruf-Funktion

• u.v.m.

Alle diese Formate können Sie auch in einer RCS-Vorlage nutzen.

Im Video-Beispiel erstellen wir eine RCS-Vorlage mit einer Card. Eine RCS-Card ist eine multimediale Nachricht, die neben einem Titel und einem kurzen Beschreibungstext auch ein Bild enthält. Sie können in eine Card auch einen oder mehrere Buttons einfügen.

Wir wählen also Card als Content type. Im Anschluss befüllen wir die Felder für Titel und Text und laden ein Bild hoch. Zum Schluss möchten wir die Empfänger noch auf unsere Website führen. Dazu fügen wir unter Suggestions einen URL-Button ein und tragen den Link und den Button-Text in die entsprechenden Felder ein.

Auf der linken Seite des Editors sehen Sie in einer Live-Vorschau, wie die Nachricht bei den Empfängern angezeigt wird.

So könnte Ihre RCS-Vorlage für eine Rich Card aussehen:

Auch in RCS-Vorlagen können Sie auf Platzhalter zur Personalisierung zugreifen. Wenn Sie alle Inhalte zu Ihrer Zufriedenheit befüllt haben, klicken Sie auf Speichern.

Wie kann ich SMS-Vorlagen und RCS-Vorlagen versenden?

Im Video ab 09:30
Im Vorlagen-Menü finden Sie in der Übersicht alle Ihre SMS- bzw. RCS-Vorlagen. Möchten Sie eine Vorlage verwenden, klicken Sie auf Vorlage nutzen. Danach werden Sie direkt ins Menü Nachrichten weitergeleitet. Die neue Nachricht ist bereits mit allen in Ihrer Vorlage hinterlegten Inhalten vorausgefüllt. Sie müssen nur mehr auf Weiter klicken, die gewünschten Empfänger auswählen, und schon ist alles bereit für den Versand.

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, eine Nachricht aus einer Vorlage zu versenden. Öffnen Sie dazu im Menü Nachrichten eine neue SMS- oder RCS-Nachricht. Hier haben Sie über das Vorlagen-Symbol ebenfalls Zugriff auf alle Ihre Vorlagen und können das gewünschte Template direkt wählen.

Sie möchten vor dem Versand noch etwas ändern? Kein Problem! Sie können die Inhalte Ihrer Vorlage nach Lust und Laune anpassen.

Was ist eine Fallback SMS?

Im Video ab 09:44
Beim RCS-Versand (und auch bei WhatsApp) haben Sie vor dem Versand außerdem noch die Möglichkeit, einen Text für eine Fallback SMS zu hinterlegen.

Sowohl WhatsApp- als auch RCS-Nachrichten benötigen eine aktive Internetverbindung und müssen vom Endgerät unterstützt werden. Trifft dies nicht zu, können Sie Empfänger aber dennoch mit einer Nachricht erreichen. In dem Fall greift unser System automatisch auf den Text der Fallback SMS zurück. Das bedeutet: Alle Empfänger, die Sie mit RCS oder WhatsApp nicht erreichen erhalten stattdessen automatisch die hinterlegte Fallback SMS.

Die Fallback-SMS-Funktion ist optional, wenn Sie die Funktion nicht aktivieren, wird Ihre Nachrichten ausschließlich an die für RCS- bzw. WhatsApp verfügbaren Empfänger versendet.

Mit Klick auf Senden wird Ihre Nachricht – mit oder ohne Fallback SMS – direkt verschickt.

Wie erstelle ich eine Vorlage für WhatsApp?

Im Video ab 11:09
WhatsApp-Vorlagen müssen aufgrund der Vorgaben von Meta vorab zur Prüfung eingereicht werden. Erst nach Freigabe von Meta können Sie die WhatsApp-Vorlage über das Messaging Portal versenden.

Um eine Vorlage für WhatsApp zu erstellen, wechseln Sie zunächst in den Facebook Business Manager und melden sich dort mit Ihren Zugangsdaten an.

Unter Ihrem WhatsApp-Konto finden Sie einen Button, der Sie zum WhatsApp Manager führt. Dort finden Sie im Menü auf der linken Seite die Option Vorlagen verwalten. An dieser Stelle können Sie Ihre zuvor erstellten Vorlagen einsehen oder eine neue Vorlage erstellen.

Im nächsten Schritt wählen Sie die passende Nachrichten-Kategorie für Ihre Vorlage. Hier unterscheidet Meta zwischen folgenden Nachrichten-Typen:

• Marketing: etwa Angebote, Aktionen oder Retargeting

• Verwaltung: etwa Versandbestätigungen, Rechnungen oder Termin-Infos

• Authentifizierung: etwa 2FA, Passwörter oder Login-Links

Im Video-Beispiel erstellen wir erneut eine Marketing-Nachricht. Die Vorlagen-Bearbeitung funktioniert nun ähnlich wie im Messaging Portal. Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und tragen Sie den Text Ihrer Vorlagen-Nachricht ein. Natürlich lässt sich auch hier der Text wieder mit Variablen personalisieren.

Zusätzlich können Sie auch noch die Sprache Ihrer Vorlage auswählen.

Wie bei RCS können Sie auch bei WhatsApp-Vorlagen multimediale und interaktive Inhalte wie Bilder oder Buttons verwenden.

Wenn Sie alle Inhalte eingetragen haben, können Sie die Vorlage Zur Überprüfung einreichen. Ihre Vorlage wird nun von Meta geprüft – der Freigabeprozess kann wenige Stunden bis einige Tage dauern. Es ist also ratsam, WhatsApp-Vorlagen zeitnah vorzubereiten.

WhatsApp-Vorlagen über das Messaging Portal personalisieren und versenden

Im Video ab 14:10
Wieder zurück im Messaging Portal können Sie über das Menü Nachrichten eine Neue WhatsApp-Nachricht erstellen.

Wenn Sie nun auf den Button Vorlage wählen klicken, werden Ihnen alle Ihre WhatsApp-Vorlagen angezeigt, die Sie im Facebook Business Manager erstellt haben. Dort sehen Sie auch, welche Ihrer Vorlagen bereits von Meta freigegeben wurden und verwendet werden können. Diese Nachrichten sind mit APPROVED gekennzeichnet.

Im Messaging Portal sehen Sie alle Ihr WhatsApp-Vorlagen:

Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf Vorlage nutzen.

An dieser Stelle legen Sie nun fest, wie die in der Vorlage enthaltenen Platzhalter für Bilder und Kundendaten befüllt werden sollen. Tragen Sie einfach die gewünschten Bild-URLs ein und ordnen Sie die Platzhalter den entsprechenden Kundendaten-Feldern zu (die Klassiker wären hier zum Beispiel Vorname oder Nachname). Diese Platzhalter werden bei jeder Nachricht für die einzelnen Empfänger personalisiert.

Nach einem Klick auf Weiter wählen Sie die Empfänger aus, an die Ihre WhatsApp-Vorlage geschickt werden soll.

Im letzten Schritt vor dem Versand können Sie wieder die Fallback SMS aktivieren und befüllen. Nähere Infos dazu finden Sie weiter oben in dieser Anleitung unter dem Punkt Was ist eine Fallback SMS oder im Video ab 09:44.

Mit dem Klick auf Senden werden Ihre WhatsApp-Nachrichten an die ausgewählten Empfänger verschickt.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben jetzt vollständig personalisierbare Vorlagen für SMS, RCS und WhatsApp erstellt. Damit sind Sie optimal ausgestattet, um Ihre nächsten Aussendungen schneller, einfacher und effizienter zu gestalten.

Wie geht's weiter?

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