Mix & Match im Mobile Messaging: SMS, RCS, WhatsApp und Voice optimal kombinieren

Viele Unternehmen nutzen Messaging-Kanäle wie SMS, WhatsApp oder RCS noch isoliert. Aber erst im Zusammenspiel dieser Kanäle entsteht der größte Mehrwert. Mit einem durchdachten Kanalmix können Sie Ihre Zustellraten erhöhen, Kosten optimieren und wertvolle Einblicke in das Nutzerverhalten gewinnen.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie sich Sprachnachrichten, SMS, RCS und WhatsApp im Messaging Portal und über APIs kombinieren lassen – inklusive konkreter Anwendungsfälle und technischer Umsetzungsmöglichkeiten.

Sprachnachrichten verstehen und einsetzen

Im Video ab: 03:05

Was ist eine Sprachnachricht?

Sprachnachrichten im Messaging Portal basieren nicht auf klassischen Audioaufnahmen, sondern nutzen die Text-to-Speech-Technologie. Das bedeutet: Ein eingegebener Text wird automatisiert in eine Sprachansage umgewandelt und per Anruf zugestellt.

Wie erstelle ich eine Sprachnachricht und wie kommen Sprachnachrichten beim Empfänger an?

Im Video ab 03:33

So versenden Sie eine Sprachnachricht:

• Erstellen Sie im Messaging Portal eine Neue Nachricht und wählen Sie im Dropdown-Menü den Nachrichtentyp Sprachnachricht aus.

• Geben Sie den Text ein, der vorgelesen werden soll

• Wählen Sie die Empfänger – hier sind auch Festnetznummern möglich

• Gehen Sie auf Senden

So kommt die Sprachnachricht bei Ihren Empfängern an:

• Beim Empfänger klingelt das Mobil- oder Festnetztelefon

• der Empfänger hebt ab

• die Sprach-Nachricht wird vorgelesen

• Nimmt der Empfänger den Anruf nicht entgegen, können weitere Zustellversuche unternommen werden

Vorteile und Einsatzgebiete von Sprachnachrichten

Ein großer Vorteil der Sprachnachrichten liegt darin, dass das Telefon aktiv klingelt und die Information nicht nur als kurzer Nachrichtenton mit visueller Benachrichtigung erscheint.

Diese Form des Voice Messaging eignet sich daher besonders für:

• barrierefreie Kommunikation für Menschen mit Leseschwierigkeiten

• kritische Benachrichtigungen

• Alarmierungen mit hoher Aufmerksamkeit

• Empfängergruppen mit Festnetz- und Mobilnummern

Unterschiede zwischen Sprachnachricht und Audio-Datei

Im Video ab 05:25

Ein häufiger Irrtum im Mobile Messaging: Sprachnachrichten sind nicht das Gleiche wie Audio-Dateien. Bei Sprachnachrichten wird aus Ihren Texten automatisch ein Telefonanruf generiert. Audio-Dateien können von Ihnen selbst aufgezeichnet und versendet werden. Für den Versand von Audio-Dateien stehen Ihnen mit websms von LINK Mobility WhatsApp und RCS als multimediale Nachrichtenkanäle zur Verfügung.

Sprachnachrichten über API und SMTP versenden

Im Video ab 06:17

Ihre bestehenden Systeme generieren Nachrichten-Texte, die noch mehr Aufmerksamkeit erhalten sollen? Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Nutzen Sie unsere REST API mit dem Message-Type Voice um Sprachnachrichten zu versenden

• Nutzen Sie unsere SMTP-Schnittstelle um Ihre E-Mail-Inhalte vollautomatisch in Sprachnachrichten umzuwandeln

Mit diesen beiden Lösungen lassen sich Sprachnachrichten automatisiert aus Backend-Systemen versenden und auch als Fallback-Kanal einsetzen, wenn andere Kanäle nicht verfügbar sind. Individuelle Konfigurationen wie eigene Absendernummern oder Begrüßungstexte sind ebenfalls möglich.

Alle Details und technischen Infos zu unseren APIs und Schnittstellen finden Sie auch in unseren Developer Docs.

💪 Praxisbeispiel für einen gelungenen Kanalmix:

Ein Anlagenbetreiber möchte Stör- und Fehlermeldungen versenden, die sofort wahrgenommen werden und maximale Aufmerksamkeit erzielen. Dafür nutzt das Unternehmen Sprachnachrichten als primären Kanal. Sobald ein Problem auftritt, erhält die entsprechende Empfängergruppe automatisiert einen Anruf mit allen Infos zur Störung.

Wird der Anruf mit der Sprachnachricht nicht entgegengenommen, wird zusätzlich eine SMS mit der Fehlermeldung versendet. So kann der Fehler schnellstmöglich behoben werden und die Anlage störungsfrei weiterlaufen.

SMS to RCS: Kleines Upgrade – große Wirkung

Im Video ab 07:33

SMS ist ein starker Kanal mit großer Reichweite, aber mit gewissen Einschränkungen. Die Textlänge ist auf 160 Zeichen beschränkt und man erhält keine Rückmeldung, ob eine SMS-Nachricht vom Empfänger gelesen wurde. Zustellbestätigungen sind zwar möglich, aber kostenpflichtig. Hier kommt das RCS-Upgrade ins Spiel. Beim SMS-to-RCS Upgrade wird eine klassische SMS automatisch in eine RCS-Nachricht umgewandelt, sofern das Endgerät kompatibel ist.

Das bedeutet konkret:

• Sie können längere Texte versenden, Emojis nutzen und Links platzieren, ohne auf Zeichenlimits achten zu müssen

• Sie wissen, wer Ihre Nachricht erhalten hat

• Sie wissen, wer Ihre Nachricht gelesen hat

• Beim Versand über das Messaging Portal oder API ändert sich für Sie nichts, die Nachrichten werden im Hintergrund automatisch konvertiert

Was sind die Vorteile von RCS im Gegensatz zu SMS?

Im Video ab 08:50

Die automatische Umwandlung von SMS zu RCS bietet viele Vorteile:

• RCS-Nachrichten werden über ein verifiziertes Absenderprofil versendet

• Die Verifizierung bietet höhere Sicherheit und mehr Vertrauen

• Bei RCS gibt es weniger Limitierungen – Sie können längere Nachrichten inklusive Links versenden und Emojis nutzen

• RCS bieten mit inkludierter Zustell- und Lesebestätigung mehr Einblicke ins Kundenverhalten

Aktuell eignet sich diese Funktion vor allem für längere Textnachrichten und Nachrichten, die Links beinhalten. Auch für sensible Nachrichten, bei denen das Vertrauen in den Absender besonders wichtig ist, bietet sich RCS an. Durch Ihr verifiziertes Absenderprofil mit Ihrem Firmennamen und Logo kann der Empfänger sicher se

Lesebestätigungen und Zustellreports gezielt nutzen

Im Video ab 12:09

Ein zentraler Vorteil von RCS gegenüber SMS ist die Möglichkeit, nicht nur standardmäßig eine Zustellbestätigung, sondern auch eine Lesebestätigung zu erhalten.

Dadurch entsteht ein erheblicher Mehrwert für:

• Timing von Follow-ups

• Vertriebsprozesse

• Kundenkommunikation

💪 Praxisbeispiel für einen gelungenen Kanalmix:

Ein Zahlungsdienstleister steht vor der Herausforderung, Kunden zuverlässig über offene Rechnungen und Mahnungen zu informieren. Durch die Aktivierung von SMS-to-RCS weiß das Unternehmen genau, ob die versendete Zahlungserinnerung erfolgreich zugestellt wurde und auch, ob und wann der Empfänger die Nachricht gelesen hat.

Dieser scheinbar kleine Unterschied hat große Auswirkungen auf die Prozesse:
Sobald eine Nachricht gelesen wurde, kann das System dies erkennen und automatisch einen Folgeprozess anstoßen. Ein Mitarbeiter wird informiert und kann genau in dem Moment Kontakt aufnehmen, in dem das Thema beim Empfänger präsent ist.

Wie kann ich das Upgrade nutzen?

Für das SMS to RCS Upgrade benötigen Sie zunächst einen aktiven SMS-Account bei uns. Wenn Sie noch kein Kunde sind, können Sie unser Messaging Portal und alle Funktionen einfach für 14 Tage kostenlos testen.

Neben Ihrem SMS-Kanal richten wir für Sie im Anschluss zusätzlich ein RCS-Profil ein. Nach Aktivierung Ihres RCS-Profils werden Ihre SMS-Nachrichten automatisch umgewandelt. Sie müssen nichts weiter tun.

Was ist günstiger: SMS oder RCS?

In vielen Fällen ist der RCS-Versand sogar günstiger als der Versand von SMS. Denn längere SMS-Nachrichten führen häufig zu mehreren Teil-SMS pro Empfänger. Durch den Einsatz von RCS lassen sich diese Inhalte in einer einzigen Nachricht bündeln. Das verbessert Nutzererlebnis und Lesbarkeit und reduziert gleichzeitig Ihre Kosten. Besonders bei Newslettern und informationsreichen Nachrichten ergeben sich hier deutliche Effizienzgewinne.

Was passiert, wenn ein Kontakt keine RCS-Nachrichten empfangen kann?

Sollte ein Kontakt nicht per RCS erreichbar sein, versendet unser System die Nachricht automatisch als klassische SMS.

Multimediale Kanäle wie WhatsApp und RCS mit SMS-Fallback kombinieren

Im Video ab 15:24

Wenn Sie multimediale Nachrichten versenden möchten, können Sie im Messaging Portal WhatsApp oder RCS als Nachrichtentyp wählen. Sie können sowohl Ihre WhatsApp- als auch Ihre RCS-Kampagnen ohne Fallback SMS versenden. Für maximale Reichweite empfiehlt sich aber die Kombination aus einem primären Kanal (RCS oder WhatsApp) und einem Kanal mit größtmöglicher Reichweite (SMS) als Fallback.

Wozu brauche ich eine Fallback SMS?

Nicht jeder Smartphone-Besitzer hat WhatsApp installiert oder rund um die Uhr eine stabile Internetverbindung. Die Abdeckung von RCS hat noch nicht den gesamten DACH-Raum eingeschlossen. Wenn Ihre Nachrichten also immer zuverlässig ankommen sollen, ist ein Fallback – also ein Plan B für die Zustellung Ihrer Inhalte – unumgänglich.

Für den Fall, dass die Original-Nachricht Ihrer WhatsApp- oder RCS-Kampagne an einzelne Empfänger nicht zugestellt werden kann, gibt es die Fallback SMS.

Wie funktioniert eine Fallback SMS?

Unser System prüft beim Versand in Echtzeit, ob der Empfänger über den bevorzugten Kanal (WhatsApp oder RCS) erreichbar ist. Wenn die Nachricht nicht zugestellt werden kann, wird automatisch eine SMS versendet.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass:

• Nachrichten zuverlässig ankommen

• keine Reichweite verloren geht

• alle Zielgruppen erreicht werden

Wie erstelle ich eine Fallback SMS?

Im Video ab 16:36

Eine Fallback SMS zu versenden ist ganz einfach. Sie erstellen wie gewohnt Ihre WhatsApp- oder RCS-Kampagne im Messaging Portal. Wie das geht, erfahren Sie hier:

👉 Mit WhatsApp starten

👉 Mit RCS starten

Nachdem Sie Ihren Nachrichten-Inhalt eingetragen und die Empfänger festgelegt haben, gelangen Sie zu den Nachrichteneinstellungen. Hier können Sie die Fallback SMS aktivieren und den SMS-Text, den Ihre Empfänger erhalten sollen, falls sie über WhatsApp oder RCS nicht erreichbar sind, eintragen.

Wenn Sie Ihre Kampagne dann versenden, wird zuerst versucht alle Empfänger mit der Original-Nachricht (WhatsApp oder RCS) zu beliefern. Falls es bei einzelnen Empfängern Probleme gibt, erhalten diese die definierte Fallback SMS. Sie zahlen selbstverständlich nur für die tatsächlich versendeten Nachrichten.

Kanalstrategie und Kanalmix richtig wählen

Egal ob WhatsApp, RCS, SMS oder Sprachnachricht – ein einzelner Kanal kann nicht immer alle Empfänger erreichen. Jeder Kanal hat seine eigenen Stärken, aber auch Besonderheiten, die es zu berücksichtigen gilt. Deshalb ist in der Praxis eine Kombination mehrerer Messaging-Kanäle besonders erfolgreich.

Beispiele für einen smarten Kanalmix

Beispiel 1: Ein Inkassobüro versendet Zahlungserinnerungen mit SMS to RCS

Vorteil:

• Vertrauenswürdiger und sicherer Kanal dank verifiziertem RCS-Absenderprofil

• Durch die inkludierte Lesebestätigung sieht das Unternehmen sofort, wer die Nachricht erhalten und gelesen hat

• Sollte das Empfänger-Gerät gerade keine RCS empfangen können, kommt die Nachricht im SMS-Format dennoch zuverlässig an

Beispiel 2: Ein Onlineshop versendet aktuelle Aktionen per WhatsApp mit Fallback SMS

Vorteile:

• Viele Möglichkeiten zur Produkt- und Aktionsbewerbung mit Bildern und Videos

• WhatsApp ist ein beliebter und häufig genutzter Kanal

• Dank Fallback SMS erhalten 100 % der Empfänger die Nachricht zuverlässig

Beispiel 3: Ein Anlagenbetreiber versendet Alarmierungen per Sprachnachricht mit Fallback SMS

Vorteile:

• Hohe Aufmerksamkeit durch Telefonanruf

• Sollte der Empfänger den Anruf nicht entgegennehmen, erhält er dennoch alle Infos per SMS

Beispiel 4: Ein Massagestudio versendet persönliche Grußbotschaften als Audio-Datei per RCS mit Fallback SMS

Vorteile:

• Jeder Empfänger erhält eine für ihn personalisierte Nachricht mit individueller Audio-Datei

• Sollte das Empfänger-Gerät gerade keine RCS empfangen können, kommt die Nachricht im SMS-Format dennoch zuverlässig an

Herzlichen Glückwunsch! Sie kennen jetzt die wichtigsten Grundlagen für einen erfolgreichen Kanalmix im Mobile Messaging und wissen, wie sich SMS, RCS, WhatsApp und Sprachnachrichten smart kombinieren lassen.

Wie geht's weiter?

In unserem How-to-Bereich haben wir noch mehr nützliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps für Sie gesammelt, damit Sie mit SMS, RCS, WhatsApp & Co. einfach durchstarten! Auf zur How-to-Übersicht! 🚀